Особенности работы с электронными документами

153. Работа с электронными документами в Министерстве регламентируется федеральными законами от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.

154. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе) и поступающие в Министерство (территориальный орган) на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.

155. Для подтверждения подлинности электронного документа используется ЭП.

156. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

157. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

158. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства (территориального органа). При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка "Электронные документы".

159. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

160. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством Министерства (руководителем территориального органа).

161. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства (территориального органа), вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы постоянного и длительного сроков их хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве (территориальном органе) программно-технических средств, нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.