Разработка и ведение номенклатуры дел

192. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в Министерстве (территориальном органе) с указанием сроков их хранения.

193. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

194. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства, образец которой приведен в приложении N 20 к Инструкции, составляется служащим структурного подразделения Министерства, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и представляется до 15 сентября текущего года в Департамент организации и контроля, в том числе в электронном виде для ввода в СЭД.

Департамент организации и контроля оформляет сводную номенклатуру дел Министерства, образец которой приведен в приложении N 21 к Инструкции, обеспечивает ее согласование на заседании ЦЭК и утверждение Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет).

195. Номенклатура дел структурного подразделения территориального органа, образец которой приведен в приложении N 22 к Инструкции, представляется до 15 сентября текущего года в структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства, которое оформляет сводную номенклатуру дел территориального органа, образец которой приведен в приложении N 23 к Инструкции, обеспечивает ее согласование ЭК и утверждение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела (не реже одного раза в 5 лет).

При отсутствии договора с уполномоченным органом исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела номенклатура согласовывается ЭК и утверждается приказом территориального органа.

196. Сводная номенклатура дел Министерства (территориального органа) утверждается приказом Министерства (территориального органа).

197. Вновь созданное структурное подразделение Министерства (территориального органа) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).

198. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурном подразделении Министерства (территориального органа) в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

199. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Департамент организации и контроля (структурное подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) до 15 февраля следующего года.

200. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства (территориального органа).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и другие издания).

201. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

1) графа 1 "Индекс дела" состоит из номера структурного подразделения Министерства (территориального органа), который обозначается арабскими цифрами, и порядкового номера заголовка дела раздела;

2) графа 2 "Заголовок дела (тома, части)" - краткое обобщенное наименование документов дела - включает: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства (территориального органа) или структурного подразделения Министерства (территориального органа); наименование органа государственной власти (организации, учреждения) - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), к которой относится содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело состоит из документов одинакового вида или разновидностей, в его заголовке указывается наименование вида документов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и других), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов государственной власти (организаций, учреждений), кроме официально принятых их сокращенных наименований.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и другие).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем даются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается: "Копии".

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы Министерства и другие нормативные правовые акты). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другие документы.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - ежемесячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

3) графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года;

4) графа 4 "Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню" заполняется в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

5) графа 5 "Примечание" может включать отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и другие отметки.

202. После утверждения приказом Министерства сводная номенклатура дел рассылается по СЭД в структурные подразделения Министерства (территориального органа).

203. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Министерства (территориального органа), которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства (территориального органа).

204. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

205. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренного изменения функций и структуры Министерства (территориального органа).