Работа исполнителей с документами

134. Организация работы с документами в структурном подразделении Министерства (территориального органа) осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства и Инструкцией, на основании указаний руководства Министерства (руководителя территориального органа), руководителей структурных подразделений Министерства (территориального органа) и иных должностных лиц по исполнению документов.

135. Документы поступают исполнителю в структурном подразделении Министерства (территориального органа) посредством СЭД. Передача документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, осуществляется в возможно короткие сроки. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

136. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

создание временной РК проекта документа;

прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;

согласование проекта документа;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства (территориального органа) или руководителю структурного подразделения Министерства;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;

проставление отметки об исполнении документа.

137. В случае, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "ответственный" ("созыв", "свод"), или если не оговорено иное.

138. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме письма (служебной записки), подписанного руководителем структурного подразделения Министерства (руководителем структурного подразделения территориального органа).

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

139. Проект исходящего документа согласовывается руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства (территориального органа).

140. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение Министерства (территориального органа) - ответственный исполнитель готовит докладную записку (служебную записку) руководству Министерства (руководителю территориального органа) с перечислением неурегулированных разногласий.

141. Документы, не содержащие поручения (основания), либо подготовленные с нарушением сроков исполнения, представляются на подпись руководству Министерства (руководителю территориального органа) с докладной запиской (служебной запиской), подписанной руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа), являющегося ответственным исполнителем.

142. Документы представляются на подпись Министру через Департамент организации и контроля, который осуществляет их проверку на предмет соответствия Регламенту Правительства Российской Федерации, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Инструкции и иным нормативным правовым актам не позднее 3 рабочих дней до дня окончания срока исполнения.

Проекты ответов (докладов) по поручениям с оперативным сроком исполнения передаются через Департамент организации и контроля не позднее чем за 1 рабочий день до дня окончания срока исполнения.

Проекты ответов (докладов) по срочным поручениям представляются в Департамент организации и контроля не позднее первой половины (до 12.00) рабочего дня, в течение которого заканчивается срок их исполнения.

В случае несоответствия представленных документов Регламенту Правительства Российской Федерации, Инструкции и иным нормативным правовым актам документы возвращаются Департаментом организации и контроля ответственному исполнителю для доработки.

Доработанные документы представляются ответственным исполнителем на подпись Министру не позднее чем через 1 день со дня их возврата, а по срочным поручениям и поручениям с оперативным сроком исполнения - в тот же день до 16.00.

143. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства (территориального органа), помещаются в обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - докладная записка (служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовый).

144. При передаче документов в случаях, предусмотренных пунктом 9 Инструкции, делается соответствующая отметка в СЭД.

145. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, и Регламентом Министерства.

146. Исполнитель не должен разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.