Регистрация входящих документов

112. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (структурном подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).

Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

В РК СЭД у всех входящих документов автоматически проставляется плановая дата исполнения документа (30 календарных дней), которая может быть изменена, в том числе во исполнение требований законодательства Российской Федерации.

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства;

конкурсная документация;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

документация, поступающая без сопроводительного письма (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и иная документация);

формы статистической отчетности;

документация, адресованная подведомственным Министерству службам и учреждениям (передается по принадлежности).

Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

113. Регистрация всех входящих документов осуществляется путем создания РК в СЭД, где автоматически присваивается регистрационный номер.

РК имеет следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

корреспондент (адресант) - орган государственной власти (организация, учреждение), откуда поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина (при наличии), его почтовый или электронный адрес (при наличии);

номер документа - исходящий номер документа, присвоенный органом государственной власти (организацией, учреждением) автором документа;

дата документа;

подпись - фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - название органа государственной власти (организации, учреждения) или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание - краткое обобщенное описание вопросов, рассматриваемых в документе;

состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и иных приложений (при наличии);

рубрика (список тем, к которым относится документ);

связки - указываются при наличии ссылок на исходящие номера писем органов государственной власти (организаций, учреждений);

примечание.

114. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: ДСП; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью органа государственной власти (организации, учреждения); брошюры, книги, проспекты; объемные приложения к документам (более 500 листов).

В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка ДСП с номером экземпляра, связки с другими документами.

Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации.

115. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который присваивается автоматически.

Допускается размещение штрих-кода (в том числе на обращениях граждан) в любом месте, не закрывающем текст. В случае отсутствия такой возможности штрих-код прикрепляется на отдельном листе.