Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

217. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел (описей электронных документов) по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел (электронных дел), не подлежащих хранению.

Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД.

218. Проведение экспертизы ценности документов в Министерстве (территориальном органе) осуществляется ЦЭК (ЭК).

219. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурном подразделении Министерства (территориального органа) служащими, ответственными за ведение делопроизводства.

При необходимости в структурном подразделении Министерства может создаваться ЭК.

220. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив Министерства (территориального органа), с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в структурном подразделении Министерства (территориального органа); выделение к уничтожению документов и дел (электронных дел), не подлежащих хранению.

221. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Министерства (территориального органа) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

222. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел (описи электронных документов) отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Министерства (территориального органа), образцы которых приведены в приложениях N 27 - 32 к Инструкции, а также акт о выделении к уничтожению документов и дел (электронных дел), не подлежащих хранению, образец которого приведен в приложении N 33 к Инструкции. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

223. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

224. В архив Министерства (территориального органа) дела сдаются по описям, подготовленным структурным подразделением Министерства (территориального органа) по установленной форме, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные структурным подразделением Министерства (территориального органа), служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства (территориального органа).

225. При составлении описи дел:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел с указанием акта, о наличии копий и других отметок.

226. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

227. Опись дел структурного подразделения Министерства (территориального органа) в двух экземплярах подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с Департаментом организации и контроля (структурным подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства (территориального органа). Один экземпляр описи передается в архив Министерства (территориального органа) вместе с делами, второй остается в структурном подразделении Министерства (территориального органа).

228. Отбор дел и документов, не подлежащих хранению, для их уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации (ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела) описей дел постоянного хранения (акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению) они утверждаются заместителем Министра (заместителем руководителя территориального органа), возглавляющим ЦЭК (ЭК).

При отсутствии договора с уполномоченным органом исполнительной власти в субъекте Российской Федерации в области архивного дела опись дел постоянного хранения (акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению) согласовывается ЭК и утверждается приказом территориального органа.

229. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (территориального органа). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Министерства (территориального органа), то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

230. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства (руководителя территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.