Общие требования к созданию документов

20. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов):

1) при подготовке электронных документов в Министерстве (территориальном органе) используются электронные шаблоны бланков документов;

2) размеры полей документов, оформленных на бланках Министерства (территориального органа): левое, правое, верхнее - 2,5 см, нижнее - 3 см;

3) текст документа печатается через 1 - 2 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

4) абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центруются по ширине листа;

5) заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля;

6) интервал между словами - один пробел;

7) ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов рекомендуется использовать свободно распространяемый бесплатный шрифт "PT Astra Serif" размерами N 12 - 14 отечественного текстового редактора "Мой Офис" пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты размерами N 9 - 12;

8) для выделения части текста документа, наименования (названия), заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста;

9) в документах устанавливается единый состав реквизитов, их расположение и оформление. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

10) самая длинная строка реквизита при его угловом расположении должна быть не более 7,5 см;

11) самая длинная строка реквизита при его продольном расположении должна быть не более 12 см;

12) допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

13) при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов "с", "стр." (страница) на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа;

14) страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно;

15) при оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается;

16) электронные документы создаются в текстовом редакторе, обрабатываются и хранятся в СЭД;

17) в СЭД используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов (унифицированные формы документов);

18) электронные документы Министерства (территориального органа) должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, их пригодность для использования;

19) программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, согласно дополнительным требованиям к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 23.03.2017 N 325, должно обеспечивать:

а) создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

б) открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

в) сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

г) создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

д) открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

е) сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).