Работа с проектами документов

47. Проекты документов готовятся исполнителями в структурном подразделении Министерства (территориального органа) для последующего согласования и подписания.

Согласование проектов документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, проводится в электронном виде.

Исполнитель документа заполняет регистрационную карточку проекта документа (далее - РКПД) (в том числе ссылки на связанные документы) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РКПД (в специальном поле "Комментарии" электронного листа согласования) либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к РКПД.

Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свои визы;

при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и так далее; в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом документа и поставить визу);

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.

Проект документа в СЭД после отправки на согласование поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.

Если для участника согласования в СЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу ("Согласен", "Не согласен", "Согласен с замечаниями").

Если согласующим выбрано решение "Не согласен" или "Согласен с замечаниями", согласующий в обязательном порядке должен добавить к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в СЭД.

Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может скачать файл документа из РКПД, в который им вносятся изменения, с последующим прикреплением его к комментариям.

Согласующий (или замещающее его лицо) в СЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз).

Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, установленный исполнителем в соответствии с абзацем третьим пункта 47 Инструкции, что и основное согласование.

Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.

Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласен" (с указанием оснований), документ подлежит доработке. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РКПД в СЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

Если по проекту документа получены все визы "Согласен", документ направляется посредством СЭД на подпись.

Если требуется личное подписание документа, то при формировании электронного листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.