Принципы организации документооборота

100. В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством Министерства (территориального органа);

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

101. При организации документооборота в Министерстве (территориальном органе) требуется исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возврата документа, не обусловленного необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованного направления на согласование проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

102. Документооборот Министерства (территориального органа) организуется с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы Министерства (территориального органа), обеспечивающие работу с отдельными видами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения для передачи на хранение в архив Министерства (территориального органа) и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Согласно пункту 3.3 Правил делопроизводства обеспечивается включение в СЭД документов, сведений о документах, сведений о рассмотрении и исполнении документов и результатах их исполнения (заполнение полей РК).

103. В составе входящей документации в соответствии с особенностями технологической обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Аппарата Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, межгосударственных советов;

документы, поступившие из межгосударственных органов (организаций, учреждений), федеральных органов исполнительной власти, органов судебной власти (Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Национального антитеррористического комитета, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, средств массовой информации, иностранных государств и международных организаций и других;

обращения граждан.

104. Документооборот в Министерстве (территориальном органе) организуется с использованием СЭД, в которую включаются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов, поступающие в Министерство (территориальный орган), а также внутренние электронные документы и электронные копии документов.

В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы (электронные копии документов), составляющие бумажный и электронный документооборот.

Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

В процессе подготовки документов в СЭД должны соблюдаться общие требования к оформлению служебных документов и требования Инструкции.

105. Для документов, имеющих гриф ограничения доступа и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ на бумажном носителе, в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка ДСП, при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

106. При обмене документами в электронном виде участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение (согласование, подписание) РК с прикрепленным документом в электронном виде, подписанным ЭП, или с прикрепленной отсканированной электронной копией документа.

Обмен документами в электронном виде осуществляется с использованием МЭДО и применением при необходимости заверяющей ЭП.

Если документ в электронном виде, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то он распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность документов в электронном виде и на бумажном носителе. Для подтверждения соответствия бумажного экземпляра документу в электронном виде при необходимости распечатывается лист согласования, в котором указано использование ЭП.

Документы в электронном виде группируются в СЭД в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение срока, предусмотренного в номенклатуре дел. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.