IV. Учет, хранение, пересылка и передача в архив личных дел сотрудников

32. Учет и хранение личных дел сотрудников ведется в Книге учета личных дел (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к настоящему Положению). Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой стороне обложки и корешке личного дела.

33. Учет личных дел сотрудников, проходящих службу в федеральном органе принудительного исполнения, а также руководителей и заместителей руководителей территориальных органов принудительного исполнения, ведется в кадровом подразделении федерального органа принудительного исполнения.

Учет личных дел сотрудников, проходящих службу в территориальных органах принудительного исполнения, ведется в кадровых подразделениях территориальных органов принудительного исполнения.

34. Личные дела подлежат регистрации в Книге учета личных дел не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность в органы принудительного исполнения.

35. Личные дела сотрудников хранятся в кадровых подразделениях в металлических шкафах, в служебных помещениях, оборудованных сигнализацией. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и целостность.

36. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в Книге учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в год, о чем составляется соответствующий акт.

37. Выдача (пересылка) личных дел с места постоянного хранения для временного пользования производится на основании запроса на получение личного дела в отношении прикомандированного сотрудника или зачисленного в распоряжение за подписью руководителя органа принудительного исполнения в орган принудительного исполнения, из которого он прибыл, о чем делается отметка в контрольной карточке личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к настоящему Положению), находящейся в личном деле, в которой расписывается получатель или указываются регистрационные реквизиты письма о направлении личного дела.

38. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более трех месяцев, по истечении которого они должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы.

39. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения.

40. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода, высылаются к новому месту службы с приложением акта приема-передачи (рекомендуемый образец приведен в приложении N 7 к настоящему Положению), не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа о назначении. В Книге учета личных дел делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, подразделения органа принудительного исполнения, в которое выслано личное дело.

41. В случае отсутствия лица, осуществляющего обработку персональных данных, хранение, ведение, прием-передача персональных данных, а также других необходимых документов (в том числе электронных баз данных), ключей от помещений и сейфов (металлических шкафов) производятся должностным лицом, которое будет осуществлять обработку персональных данных, по акту приема-передачи.