III. Ведение личного дела сотрудника

11. Личное дело сотрудника ведется кадровым подразделением органа принудительного исполнения, в котором проходит службу сотрудник.

12. Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну <4>.

--------------------------------

<4> Часть 5 статьи 37 Федерального закона от 01.10.2019 N 328-ФЗ "О службе в органах принудительного исполнения Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

13. Документы, приобщенные к личному делу сотрудника, брошюруются, страницы нумеруются и заносятся в опись (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Положению).

14. Личное дело состоит из трех частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью.

15. Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов.

16. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, к личному делу не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

17. Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов.

18. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения в присутствии лица, осуществляющего обработку персональных данных.

19. К первой части личного дела приобщаются:

послужной список, заполненный работником кадрового подразделения;

документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или его отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

20. Ко второй части личного дела приобщаются документы, связанные с прохождением службы в органе принудительного исполнения:

письменное заявление с просьбой о поступлении на службу в органы принудительного исполнения и замещении должности в органе принудительного исполнения;

копия акта органа принудительного исполнения о назначении на должность в органы принудительного исполнения;

экземпляр контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в контракт;

должностная инструкция сотрудника органа принудительного исполнения;

копии актов органа принудительного исполнения о переводе сотрудника на иную должность в органе принудительного исполнения, о временном замещении им иной должности в органе принудительного исполнения;

копия акта органа принудительного исполнения об освобождении сотрудника от замещаемой должности в органах принудительного исполнения, о прекращении контракта или его приостановлении;

аттестационный лист сотрудника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

представление о присвоении специального звания;

копии документов о присвоении сотруднику специального звания;

копии документов о включении сотрудника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении, награждении сотрудника, а также о применении к нему дисциплинарного взыскания;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении сотрудника от замещаемой должности;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение служебных обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

согласие на обработку персональных данных, обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему при исполнении служебных обязанностей.

21. К третьей части личного дела приобщаются:

документы, связанные с поступлением на службу в органы принудительного исполнения:

заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности поступления на службу в органы принудительного исполнения;

справка-объективка;

анкета для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации <5>, заполненная собственноручно или с помощью электронных носителей и подписанная гражданином Российской Федерации, с приложением фотографии;

--------------------------------

<5> Указ Президента Российской Федерации от 10.10.2024 N 870 "О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации".

автобиография, подписанная гражданином Российской Федерации;

заключение военно-врачебной комиссии об установлении категории годности к службе или заключение по результатам медицинского освидетельствования;

результаты профессионального психологического отбора, а также результаты психофизиологического исследования;

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации в порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных и воинских званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

материалы проверок кандидата по учетам органов внутренних дел;

копия послужного списка военнослужащего, проходившего службу по контракту в другом государственном органе;

бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;

копия документа о прохождении дактилоскопии;

сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

22. Послужной список составляется сотрудником кадрового подразделения органа принудительного исполнения на основании документов, хранящихся в личном деле.

23. Записи в послужном списке производятся шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Допускается ведение послужного списка в печатном виде. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым.

24. Сотрудник ознакамливается с послужным списком под подпись, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью органа принудительного исполнения.

25. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет, а также перед отправкой личного дела для ознакомления в другое подразделение органа принудительного исполнения, при переводе сотрудника на новое место службы либо перед ознакомлением с представлением к увольнению из органов принудительно исполнения.

26. Послужной список должен отвечать следующим требованиям:

1) на первой странице послужного списка вносятся фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника (в том числе сведения об их перемене с указанием реквизитов соответствующих свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния), а также номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования или документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (вносится под личным номером сотрудника), сведения о присвоении специальных званий;

2) в разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующих разделов, в том числе о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации;

3) в раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности (исключая службу в ФССП России, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах СССР и государств - участников Содружества Независимых Государств), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях, в которых обучающиеся проходят военную службу или иные виды федеральной государственной службы на должностях курсантов и слушателей). Основанием для внесения указанных сведений являются трудовая книжка и документ об образовании и (или) о квалификации;

4) в раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о прохождении службы в органах принудительного исполнения, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах СССР и государств - участников Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о заключении нового контракта с сотрудником, достигшим предельного возраста пребывания на службе;

5) основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы по личному составу, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование органа, организации или подразделения, его издавшего, записываются напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. Сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа принудительного исполнения в случае увольнения сотрудника со службы;

6) в раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения об аттестации сотрудника. Рекомендации аттестационной комиссии записываются в соответствии с текстом аттестационного листа;

7) в раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях;

8) наименование региона, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях, указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением. Сведения о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, вносятся на основании приказа о зачете этого срока в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях, указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование органа принудительного исполнения, издавшего его;

9) записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, заверяются подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью органа принудительного исполнения;

10) в раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о ранениях (травмах), полученных при выполнении служебных обязанностей, кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены. Учитываются ранения (травмы) и иные повреждения здоровья (заболевания), в результате которых произошла временная или стойкая утрата трудоспособности. Характер ранений и травм указывается на основании документов, выданных медицинскими организациями;

11) в раздел 14 послужного списка на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение), вносятся сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, СССР и иностранных государств, ведомственными наградами органа принудительного исполнения, а также иными наградами (поощрениями), о присвоении почетных званий;

12) в разделе 15 указываются сведения о дисциплинарных взысканиях, в том числе за коррупционные правонарушения;

13) в раздел 16 вносятся сведения о выездах за пределы территории Российской Федерации;

14) в разделы с 17 по 20 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующих разделов;

15) в разделе 21 послужного списка указываются сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество (при наличии) супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника. Сведения о семейном положении (о рождении детей, заключении и расторжении брака, смерти членов семьи) вносятся на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния;

16) в разделе 22 указываются домашний адрес и телефон сотрудника.

27. Послужной список ведется на протяжении службы сотрудника в органах принудительного исполнения. Переоформление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения органа принудительного исполнения.

28. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (в частности, вступление в брак, изменение фамилии, паспортных данных, адреса регистрации, рождение ребенка), сотрудник сообщает об этом в кадровое подразделение по месту прохождения службы с предоставлением копий подтверждающих документов, которые приобщаются к третьей части личного дела.

29. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных.

30. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты приобщения к документам личного дела и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

31. На оборотной стороне обложки личного дела помещается фотография в цветном исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас. Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию. На оборотной стороне фотографии записываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, которые заверяются лицом, осуществляющим обработку персональных данных.