|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
135
|
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности ФМБА России, его территориальных органов и подведомственных организаций (учреждений), с указанием сроков их хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
136
|
Номенклатура дел организации
|
Постоянно
(1)
|
Постоянно
(1)
|
Постоянно
(1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
137
|
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов), табели форм документов в организации
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
138
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
139
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
140
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
141
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
142
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
143
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
144
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
145
|
Документы (акты, доверенности, переписка) об изготовлении и выдаче печатей, штампов, факсимиле, проверке их наличия, порядке хранения и уничтожении
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации
|
|
146
|
Журналы учета (акты) о вскрытии помещений, сейфов (рабочих папок) при отсутствии исполнителей
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
147
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно
(1) (2)
|
Постоянно
(1) (2)
|
Постоянно
(1) (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временных (до 10 лет) сроков хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
148
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
149
|
Описи дел организации (1):
|
|
|
|
(1) В структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей дел
|
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
|
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
|
|
|
|
|
|
(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности
|
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
|
|
|
|
|
|
(3) После уничтожения дел
|
|
150
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
151
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
152
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
153
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно
|
|
154
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
155
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
156
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела
|
-
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
157
|
Базы данных автоматизированных систем учета, регистрации и контроля исполнения документов, дел
|
В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу (если в базе содержатся только учетные данные - в соответствии со сроком хранения соответствующих журналов учета)
|
|
|
158
|
Нормативно-справочные документы (классификаторы, справочники) для функционирования информационных систем
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
До минования надобности
|
|
|
159
|
Документы (заявки, заказы, служебные записки) об оснащении рабочих мест оргтехникой и обеспечении доступа к информационным ресурсам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
160
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
161
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
(1) О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет
|
|
|
б) распорядительных документов по личному составу;
|
50/75 лет ЭПК
(1)
|
50/75 лет ЭПК
(1)
|
50/75 лет ЭПК
(1)
|
|
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
г) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
д) исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
е) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
к) приема, передачи и учета переноса информации с машинных (на машинные) носителей(и);
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
л) копировально-множительной аппаратуры и средств вычислительной техники
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
162
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
|
|
|
а) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
(1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел
|
|
|
б) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
в) бланков строгой отчетности;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
|
|
г) копировальных работ;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
д) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
|
|
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
163
|
Шифрованная переписка:
|
|
|
|
|
|
|
а) по основной деятельности;
|
5 лет ЭПК
|
-
|
-
|
|
|
|
б) по оперативным вопросам, информационные сообщения
|
До минования надобности
|
-
|
-
|
|
|
164
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
165
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
166
|
Документы (служебные записки, медицинские справки, списки, переписка и др.) по оформлению допуска к государственной тайне
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
167
|
Карточки на допуск к государственной тайне, договоры (контракты, обязательства, копии обязательств) о неразглашении сведений, составляющих государственную тайну
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После прекращения действия допуска
|
|
168
|
Документы (карточки, списки, перечни) учета осведомленности работников в сведениях, составляющих государственную тайну
|
10 лет
|
10 лет
|
10 лет
|
|
|
169
|
Документы (заключения, решения) об осведомленности работников в сведениях особой важности и (или) совершенно секретных сведениях, оформленные при снижении формы допуска, увольнении, при принятии решения временном ограничении или возможности выезда из Российской Федерации и выдачи заграничного паспорта:
|
|
|
|
|
|
|
а) осведомленных в особой важности и совершенно секретных сведениях;
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет (1)
|
10 лет (1)
|
(1) С момента последнего ознакомления со сведениями
|
|
|
б) не осведомленных в особой важности и совершенно секретных сведениях
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
|
|
170
|
Предписания на выполнение заданий, связанных с работами со сведениями (допуском к сведениям), составляющими государственную тайну, справки о допуске работников к сведениям, составляющим государственную тайну
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
171
|
Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
172
|
Журналы учета:
|
|
|
|
|
|
|
а) инструктажа работников, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, пользователей информационными ресурсами, выезжающих за границу;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
б) карточек на допуск граждан к государственной тайне;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
в) учета командированных лиц, выдачи предписаний, справок о допуске, заграничных паспортов;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
г) заключений об осведомленности работников, имеющих допуск к государственной тайне по первой или второй формам, учета решений о возможности выдачи заграничного паспорта или о временном ограничении права выезда за границу Российской Федерации
|
10 лет
|
10 лет
|
10 лет
|
|
|
173
|
Журналы учета журналов, карточек и законченных производством дел, письменных сброшюрованных документов, изданий, машинных носителей информации и машинных документов, рабочих тетрадей
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
174
|
Журналы учета пакетов, пакетно-контрольные журналы, реестры, разносные книги, расписки на секретную корреспонденцию
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) При условии завершения годовой проверки наличия
|
|
175
|
Описи документов, находящихся у исполнителей
|
До минования надобности (1)
|
До минования надобности (1)
|
До минования надобности (1)
|
(1) При условии завершения годовой проверки наличия
|
|
176
|
Протоколы заседаний Центральной экспертной комиссии (экспертных комиссий)
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
177
|
Акты об уничтожении:
|
|
|
|
|
|
|
а) дел
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
|
б) документов, машинных носителей информации
|
10 лет
|
10 лет
|
10 лет
|
|
|
178
|
Перечень режимных помещений
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
179
|
Документы (акты, заключения, протоколы, методики, аттестаты соответствия и др.) по аттестации режимных помещений, объектов информатизации, предназначенных для обработки и передачи информации, подлежащей защите
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации
|
|
180
|
Годовые отчеты о состоянии режима секретности, технической защите информации, противодействию иностранным техническим разведкам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
181
|
Переписка об организации, ведении и контроле состояния режима секретности, технической защиты информации, противодействию иностранным техническим разведкам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
182
|
Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка и др.) о проведении расследований об утраченных документах (изделиях) и разглашении сведений, составляющих государственную тайну
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
183
|
Акты об отсутствии (повреждении) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
184
|
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о проверке состояния архивной работы
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
185
|
Графики приема-передачи дел структурными подразделениями в архив
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|