Хранение и учет архивных документов

114 архивное хранение документов: Стадия жизненного цикла документа, следующая после его завершения делопроизводством, на которой осуществляется хранение, учет и использование документа в качестве архивного документа.

115
документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. [[1], статья 3]
116
особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. [[1], статья 3]
117
уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности. [[1], статья 3]
118
архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой, являющаяся учетной и классификационной единицей. [Адаптировано из [1], статья 3]
119
Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. [Адаптировано из [1], статья 3]

120 объединенный архивный фонд: Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей.

121 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов личного происхождения, а также других документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

122 архивная коллекция: Совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности одного или нескольких лиц, объединенных по одному или нескольким признакам.

123 профиль архива: Установленный для архива состав хранимых и принимаемых на хранение документов в соответствии с хронологическим, территориальным, тематическим или иным признаком или их сочетанием.

124 фондирование документов: Определение принадлежности архивных документов конкретному архивному фонду и хронологических границ архивного фонда.

125 фондообразователь: Юридическое, физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется архивный фонд.

126 обеспечение сохранности архивных документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий и режимов хранения архивных документов, а также поддержанию их пригодности для использования.

127 архивохранилище (Нрк. архив): Помещение для архивного хранения документов, специально оборудованное в соответствии с нормативными требованиями.

128 режим хранения архивных документов: Система правил и мероприятий по обеспечению пожарной безопасности, охраны архива, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий для обеспечения сохранности архивных документов.

129 реставрация архивных документов: Комплекс работ и технологических операций по восстановлению первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

130 консервация архивных документов: Комплекс работ и технологических операций по обработке архивных документов в целях стабилизации их свойств и внешних признаков.

131 старение архивного документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств архивного документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

132 страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

133 страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

134 фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для предоставления их пользователям взамен подлинников с целью предотвращения их износа.

135 электронный фонд пользования; ЭФП: Структурированная совокупность электронных копий архивных документов, предназначенных для предоставления пользователям взамен подлинников.

136

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

[Адаптировано из [1], статья 3]

137 постоянное хранение архивных документов: Вечное хранение архивных документов без права их уничтожения.

138

временное хранение архивных документов: Хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами или по результатам экспертизы ценности.

[Адаптировано из [1], статья 3]

139 временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования государственных и муниципальных архивов до их передачи на постоянное хранение.

140 учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в учетных единицах, фиксация сведений об их движении (поступлении, выбытии), наличии описаний и физическом состоянии в учетных документах и базах данных.

141 государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Учет документов Архивного фонда Российской Федерации на федеральном уровне и на уровне субъекта Российской Федерации.

142 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленное дело на бумажном носителе, а также электронное дело, или физически обособленный носитель аудиовизуальных документов (документа, части документа), сформированная на основании определенных признаков.

143 единица учета архивных (аудиовизуальных) документов: Часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения аудиовизуальных документов, относящаяся к отдельному событию, произведению и имеющая самостоятельный номер и заголовок.

144 учетная единица: Единица измерения количества архивных документов, используемая для их учета, имеющая учетный номер.

145 учетный документ (архива): Документ установленной формы, предназначенный для ведения учета архивных документов.

146 комплект научно-технической документации: Совокупность технических документов, относящихся к одному изделию, технологическому процессу, объекту планировки или капитального строительства, состав которых определен нормативными актами и/или стандартами.

147 комплект аудиовизуальных документов: Совокупность аудиовизуальных документов и текстовой сопроводительной документации к ним, относящихся к одной единице учета, в составе, определенном нормативными актами.

148 первичное средство хранения (архивных документов): Специальная упаковка для хранения архивных документов, предназначенная для их рационального размещения, защиты от воздействия окружающей среды.

149 архивный шифр: Обозначение, присваиваемое единице хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета.

150 производственный номер (научно-технической документации, аудиовизуального документа): Индекс, шифр, присваиваемый научно-техническому или аудио-визуальному документу в процессе создания, который впоследствии включается в соответствующую графу описи.

151 проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, физико-химической и технической обработки.

152 топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов, единиц хранения и предназначенный для поиска архивных документов в архивохранилище.

153 россыпь: Документы, передаваемые в архив без предварительного упорядочения.

Архивное дело Комплектование архива