Общие понятия

1 делопроизводство: Совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации.

2 документационное обеспечение управления; ДОУ: Деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в т.ч. по формированию документального фонда организации.

3 управление документами: Область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Примечание - Управление документами как область управления (менеджмента) урегулирована в Российской Федерации комплексом стандартов ГОСТ Р ИСО 15489-1, ГОСТ Р ИСО 30300, ГОСТ Р 7.0.101/ИСО 30301:2011, ГОСТ Р ИСО 30302.

4 система управления документами; СУД: Система управления (менеджмента), обеспечивающая процессы жизненного цикла документов.

5 архивное дело: Деятельность по организации и осуществлению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Примечание - В настоящем стандарте определение, приведенное в пункте 1 статьи 3 [1], расширено.

6 служба делопроизводства: Структурное подразделение организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, и/или работники других структурных подразделений организации, на которых возложены эти функции.

--------------------------------

<*> Здесь и далее знаком "*" отмечены нестандартизованные и общетехнические термины, определения которых приведены в приложении Б.

8 технический архив; служба научно-технической документации: Структурное подразделение организации <*>, осуществляющее комплектование, учет, оперативное хранение, обращение (внесение изменений, замену, изготовление копий и дубликатов, их рассылку и передачу) и организацию использования научно-технической документации.

9 документ: Зафиксированная на носителе информация <*> с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать.

Примечание - В ст. 1 [2] приведено иное определение, которое применяется только в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии.

10 официальный документ: Документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты.

15 реестровая запись: Документированная информация, включаемая, обрабатываемая и используемая в государственных информационных системах, порядок работы с которой установлен законодательно.

16 носитель (документированной) информации: Материальный объект, используемый для фиксации и хранения документированной информации.

17 автор документа: Физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ, или от чьего имени он составлен.

18 юридическая сила документа: Свойство документа устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия.

19 аутентичность документа: Свойство документа, заключающееся в соответствии его реквизитов и метаданных фактическому авторству, месту и времени его составления.

20 достоверность документа: Свойство документа, заключающееся в соответствии содержащейся в нем информации фактическим действиям и событиям.

21 целостность документа: Свойство документа, заключающееся в том, что в содержащуюся в нем информацию не вносились изменения, обеспечена полнота всех структурных частей документа.

22 пригодность документа для использования: Свойство документа, заключающееся в возможности его поиска, воспроизведения и ознакомления с содержащейся в нем информацией и ее использования.

23 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа.

Примечание - Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения.

24 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника.

25 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть.

26 электронная копия документа: -

27 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

28 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

29 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма.

30 изобразительный документ: Документ, визуально воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта, а также его восприятие автором.

31 графический документ: Изобразительный документ, в котором объект отражен посредством линий, штрихов, точек, светотени, с использованием цвета при необходимости.

32 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, созданный с помощью специальных технических средств.

33 фотодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий информацию в виде отдельного статичного изображения.

34 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, содержащий изобразительную (в виде динамических образов) и звуковую информацию.

Примечание - К видеодокументам могут также относиться произведения кинематографии, зафиксированные с помощью видеозаписи.

35 кинодокумент: Аудиовизуальный документ на кинопленке, содержащий изобразительную (в виде последовательно расположенных изображений) и звуковую или только изобразительную информацию, в т.ч. в комплекте с другими носителями информации (звуковой, письменной).

36 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию.

37 управленческий документ: Документ, образующийся в процессе реализации функций государственного управления, местного самоуправления, управления организацией (организациями).

38 научно-техническая документация: Совокупность документов и документированной информации (наборов данных), фиксирующих процесс и результаты научной (научно-исследовательской), научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, а также направления, методы и процессы их внедрения, реализации и контроля.

40 документ личного происхождения: Документ, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного физического лица (лиц).

41 беловой документ; беловик: Документ личного происхождения, включающий текст без правок или с небольшим их количеством, принятый автором и/или редактором за окончательный.

42 черновой документ; черновик: Документ личного происхохедения, включающий предварительный вариант текста, в т.ч. с правкой, отражающей работу автора и/или редактора над ним.

43 реквизит документа: Структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации.

44 хранение документов: Деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов.

46 срок хранения документов: Период, в течение которого осуществляется хранение документов, установленный нормативными правовыми актами и по результатам экспертизы ценности документов.

47 доступ к документу: Установленные законодательством, а также не противоречащим ему нормативным правовым актом, локальным нормативным актом организации, договором или иным официальным документом условия ознакомления с документом.

48 система электронного документооборота; СЭД: Информационная система <*>, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения.

49 система хранения электронных документов; СХЭД; электронный архив: Информационная система <*>, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование.

50 оцифровка документов: Преобразование аналоговой документированной информации в электронную (цифровую) форму.

51 жизненный цикл документа: Совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения.

Примечание - Для архивных документов, имеющих постоянный срок хранения, жизненный цикл остается незакрытым.

52 метаданные: Информация <*> о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла.

53 формат электронного документа: Структура файлов электронного документа, их кодировка и расширение, определяющие способ его хранения и отображения на экране или при печати, требования к которым зафиксированы в установленном порядке.

Примечание - Понятия формата файла и формата электронного документа не идентичны - требования к формату электронного документа могут включать требования к различным форматам файлов, входящих в его структуру.

54 конвертация [конвертирование, конверсия] (электронного документа): Процесс преобразования исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры документа и его содержания.

55 миграция (электронного документа): Процесс перемещения электронного документа из одной информационной системы в другую и/или с одного носителя на другой без изменения формата документа.