Организация документального фонда организации

102 документальный фонд (организации): Совокупность документов, созданных и полученных в процессе деятельности организации.

Примечание - К документальным фондам не относятся библиотечные фонды.

103 оперативное хранение документов: Стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения.

104 (электронное) дело: Физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения.

105 переходящее дело: (Электронное) дело, включающее документы за несколько лет, исполнение которых не завершено делопроизводством.

106 номенклатура дел: Документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

107 индекс (электронного) дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение (электронного) дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

108 заголовок (электронного) дела: Совокупность кратких сведений о составе и содержании документов (электронного) дела, изложенных в определенной последовательности.

109 формирование (электронного) дела: Группирование документов в (электронное) дело и их систематизация.

110 оформление дела: Подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.

111 лист-заверитель дела: Учетный документ, содержащий сведения о количестве подшитых и пронумерованных листов в деле, включающем архивные документы на бумажном носителе, об особенностях физического состояния дела и его формирования.

112 внутренняя опись документов дела: Документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых и регистрационных номеров, дат и заголовков, номеров страниц, помещаемый в дело.

113 уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда организации с последующей утилизацией или удалением программно-техническими средствами по результатам экспертизы ценности документов и/или по истечении сроков их хранения.