3.5.8. Порядок подготовки документов, отправляемых иностранным корреспондентам

3.5.8.1. Переписка Министерства с иностранными корреспондентами ведется за подписью Министра или заместителей Министра на бланке служебного письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами, образец которого приведен в приложении N 2.

3.5.8.2. Департаменты могут осуществлять переписку с иностранными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

3.5.8.3. Служебные письма иностранным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа указывается: "Неофициальный перевод".

3.5.8.4. Служебное письмо иностранному корреспонденту состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, указания на приложение (при наличии), заключительной формы вежливости и подписи.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не оформляется.

3.5.8.5. Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма.

3.5.8.6. Реквизит "Адресат" печатается слева в верхнем углу бланка письма через три межстрочных интервала ниже номера письма.

Реквизит включает фамилию адресата, инициал имени и отчества (при наличии), полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, название города, название страны. Должность пишется под фамилией от левой границы текстового поля. К лицам высокого положения (глава государства, министр, посол) применяется следующее обращение:

3.5.8.7. Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

3.5.8.8. Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

3.5.8.9. Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел: "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении";

Генеральному директору зарубежного фонда: "Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

3.5.8.10. Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся подписывающим письмо лично, например: "С наилучшими пожеланиями". В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

3.5.8.11. Подготовленные письма в обязательном порядке согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.

3.5.8.12. Служебные письма иностранным корреспондентам, подготовленные за подписью Министра, согласовываются с заинтересованными должностными лицами Министерства, а также с директором Департамента международного сотрудничества, статс-секретарем - заместителем Министра, уполномоченным помощником Министра. Работник Департамента международного сотрудничества, ответственный за делопроизводство, при регистрации осуществляет проверку наличия согласования с уполномоченным помощником Министра, а в случае отсутствия согласования докладывает ему о нарушении установленного порядка согласования.

3.5.8.13. Письма за подписью Министра или заместителя Министра направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через Министерство иностранных дел Российской Федерации с сопроводительным письмом, которое готовится департаментом-исполнителем с обязательным согласованием с Департаментом международного сотрудничества.

3.5.8.14. Образец оформления служебного письма иностранному корреспонденту представлен в приложении N 12 к Инструкции.