4.8. Подписание и регистрация отправляемых документов

4.8.1. После согласования в ОСЭД проект документа автоматически поступает подписывающему лицу.

4.8.2. Если подписывающим лицом выбрано решение "Не согласовать", то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

4.8.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.8.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

4.8.5. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью руководителей Министерства организационно-распорядительные документы (кроме поручений и протоколов по согласительным совещаниям Министерства с другими федеральными органами исполнительной власти), доверенности, договоры, контракты, соглашения, а также исходящие документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации, за исключением докладов об исполнении поручений и указаний, а также проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

в органы власти иностранных государств и международные организации;

представителям организаций транспорта и других сфер экономики, а также общественных организаций, не являющихся пользователями МЭДО.

Юридическим и физическим лицам письма подписываются ЭП и направляются на электронный адрес при условии наличия в письме заключительной фразы: "Дополнительно сообщаем, что проверить подлинность электронной подписи можно на Едином портале государственных и муниципальных услуг по ссылке https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/sig-check, выбрав для проверки способ "Проверка отсоединенной ЭП (CMS)".

4.8.6. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия.

Бумажная копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.

4.8.7. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.

4.8.8. Если документы после подписания направляются адресатам на бумажном носителе, регистрация исходящих документов осуществляется только после поступления подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде присваивается номер.

4.8.9. Исполнитель обеспечивает полную комплектность (предварительная подготовка копий, соответствие количества экземпляров документа списку рассылки, наличие всех необходимых приложений, наличие списка рассылки (при адресации по списку) и проведение необходимых мероприятий (при необходимости - прошивка, заверение копий) для документов, представляемых на регистрацию в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.

4.8.10. Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами и работники, ответственные за делопроизводство, осуществляют проверку поступающих на регистрацию подписанных документов, в части их соответствия требованиям пункта 4.8.9. Неправильно оформленные документы или документы, поступившие не в полной комплектации, регистрации не подлежат.

4.8.11. Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в ОСЭД.

4.8.12. Регистрация в нерабочее время возлагается на ответственных дежурных Министерства, осуществляющих ее в исключительных случаях, - регистрации подлежат проекты документов, подготовленные во исполнение документов категории "Срочно" и "Весьма срочно", срок по исполнению которых наступает в текущий или следующий за текущим день. При возникновении срочного запроса, поступившего от Министра или заместителей Министра, на регистрацию документов с ответственным дежурным Министерства по телефону 8 (499) 495 00 00, 01 03 связывается начальник отдела департамента (заместитель директора департамента, директор департамента), назначенный ответственным за исполнение документа. Для проектов документов (исходящие письма, поручения, протоколы), подписанных с использованием электронной цифровой подписи Министром или заместителями Министра, регистрация осуществляется дистанционно при поступлении запроса по телефону.

Ответственный дежурный Министерства, выполнивший регистрацию, ведет реестр зарегистрированных документов, а также обеспечивает передачу информации о регистрации работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, который осуществляет проверку успешности отправки, присвоения документу, направленному в Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации и организации по каналам МЭДО входящего регистрационного номера.

В случае, если органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации или организации не взаимодействуют с Министерством в части приема и отправки документов с грифом "Для служебного пользования" по каналам МЭДО работник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами также выполняет досылку копии документа на бумажном носителе фельдъегерской связью.

Для проектов документов (приказы, распоряжения, телеграммы), подписанных Министром или заместителями Министра собственноручной подписью, регистрация осуществляется только после представления ответственному дежурному Министерства подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде документу присваивается номер.

Зарегистрированные оригиналы документов либо передаются под личную роспись исполнителю (телеграммы; приказы, в случае направления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации) либо остаются на хранении у ответственного дежурного Министерства (приказы, не содержащие правовые нормы, обусловливающие необходимость их представления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации; распоряжения), который передает их под роспись работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами для оформления в соответствующее дело.

Решение о способе доставки документа адресату, необходимости досылки копии документа на бумажном носителе принимается исполнителем документа. Ответственный дежурный Министерства вправе отказать в регистрации документов, оформленных с нарушением требований Инструкции.

4.8.13. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через дефис - номера по номенклатуре, через косую черту - индекса дела, через косую черту - порядкового номера, например: РС-04/Д15-05-02/212151.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного директором департамента, состоит из идентификатора департамента, через косую черту - порядкового номера, через дефис - прописные буквы "ИС", например: Д6/10349-ИС.