5. Управление документами в системе электронного документооборота

5.1. Доступ к работе в ОСЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

5.2. К электронным документам Министерства относятся:

документы, поступающие и отправляемые в организации, подведомственные Министерству, посредством МЭДО;

документы, поступающие (входящие) на бумажных носителях и регистрируемые в ОСЭД путем сканирования;

документы, поступившие через формы обращений физических и юридических лиц, размещенные на официальном сайте Министерства;

внутренняя переписка.

5.3. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

5.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Министерства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

5.5. После включения документов в электронном виде в ОСЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование.

5.6. В целях учета и поиска документов в ОСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, используются обязательные сведения о документе в соответствии с приложением N 15 к Инструкции.

5.7. Состав реквизитов РК может быть расширен при необходимости.

5.8. При включении документов и проектов документов в ОСЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами.

5.9. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в ОСЭД. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.10. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в модуле "Электронный архив" в течение сроков, определенных для их хранения в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

5.11. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении в электронном виде, утверждаемого Министром.