1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (далее - Положение о Министерстве), Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 17 августа 2020 г. N 310 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 января 2021 г., регистрационный N 62048) (далее - Регламент Министерства), Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264, приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119), национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.2. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях организации делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Министерство).

1.3. Инструкция является обязательной для исполнения всеми государственными гражданскими служащими Министерства (далее - работники). При подготовке государственными гражданскими служащими подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, а также работниками подведомственных Министерству организаций (далее - федеральная служба и федеральные агентства, организации) проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации, первому заместителю Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарю - заместителю Министра транспорта Российской Федерации, заместителям Министра транспорта Российской Федерации (далее соответственно - Министр, первый заместитель Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра, именуемые в дальнейшем "руководство Министерства") <1> необходимо руководствоваться требованиями Инструкции.

--------------------------------

<1> По тексту инструкции понятие "заместитель Министра" подразумевает под собой совокупность понятий "первый заместитель Министра транспорта Российской Федерации, статс-секретарь - заместитель Министра транспорта Российской Федерации и заместители Министра транспорта Российской Федерации".

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием облачной системы электронного документооборота (далее - ОСЭД) в соответствии с требованиями Инструкции.

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.7. Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве регулируются приказом Министерства от 31 марта 2023 г. N 101 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве транспорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 июля 2023 г., регистрационный N 74220).

1.8. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (персональные данные), регулируются приказом Министерства от 24 сентября 2020 г. N 388 "Об обработке персональных данных в Министерстве транспорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 октября 2020 г., регистрационный N 60340).

1.9. Порядок работы с бухгалтерской документацией регулируется распоряжением Министерства от 21 апреля 2023 г. N ИЧ-87-р "Об утверждении Графика документооборота при централизации бюджетного учета в Министерстве транспорта Российской Федерации".

1.10. Положения Инструкции к работе с научно-технической документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - департаменты), а также совершенствование ОСЭД в Министерстве осуществляет Департамент управления делами.

1.12. Служебные письма Департамента управления делами по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве строго обязательны для исполнения департаментами.

1.13. Непосредственная работа по документационному обеспечению в департаментах осуществляется работниками, ответственными за организацию работы с документами в департаментах (далее - работники, ответственные за делопроизводство). Должностные обязанности работников, ответственных за делопроизводство, устанавливаются должностными регламентами.

1.14. Работники, ответственные за делопроизводство, исполняют следующие обязанности:

прием и регистрация поступающих в департамент документов;

регистрация исходящих из департамента документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в департаменте;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства департамента сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в ОСЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников департамента;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов, в том числе электронных;

работа в модуле "Электронный архив", направленная на обработку (своевременное списание в дела) исполненных электронных документов, а также организацию их архивного хранения в электронной форме (документы из ОСЭД Министерства направляются на хранение в модуль "Электронный архив" в соответствии с созданной расширенной индексацией дел);

подготовка и своевременная передача дел на бумажном носителе на архивное хранение;

разработка номенклатуры дел департамента;

проведение для вновь принятых в департамент работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.15. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.16. Передача служебной информации или документов Министерства представителям средств массовой информации осуществляется Департаментом управления делами по согласованию с заместителем Министра, курирующим работу Департамента управления делами.

1.17. Переписка между отделами (работниками) внутри департамента, как правило, не допускается.

1.18. Работники обязаны соблюдать требования Инструкции, обеспечивать сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и не разглашать содержащуюся в них служебную информацию. За неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение указанных обязанностей работники несут персональную ответственность.

В случае утраты документа работником немедленно докладывается об этом директору департамента и сообщается в Департамент управления делами, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами. По решению заместителя Министра, курирующего работу Департамента управления делами, проводится служебное расследование, о результатах которого информируются причастные к рассмотрению документа руководители Министерства.

1.19. Изменения, вносимые в Инструкцию, утверждаются приказом Министерства после согласования с Федеральным архивным агентством.