ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА

Номенклатура дел Министерства составляется по установленной форме (приложения N 16, 17 к Инструкции).

В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность департаментов, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел Министерства проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения (кода) департамента, обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 18-01-21, где 18 - код департамента, 01 - код отдела данного департамента, 21 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.

Таблица 1. Признаки формирования заголовков дел

Основной признак	Значение признака	Пример заголовков
1) Номинальный	Указание в заголовке дела наименования вида документа(ов). включенных в дело/названия совокупности документов ("переписка")/обобщенного названия "документы" <> -------------------------------- <> После слова "документы" в скобках перечисляются два - три названия видов документов, включенных в дело;	Приказы управления по основной деятельности
		Приказы министерства по налогам и сборам. Копии
		Распоряжения руководителя управления по основной деятельности
		Протоколы заседаний коллегии Управления ФНС по г. Москве
		Книги и регистры по бухгалтерскому учету
		Переписка с Главным управлением государственной службы и кадров о повышении квалификации служащих
	слово "дело" используется, если в дело включаются разные по виду документы, относящиеся к одному лицу или объекту
		Переписка со средствами массовой информации
		Обращения граждан и переписка по их рассмотрению
		Документы (справки, расчеты, акты) об организации и проведении экспертизы
		Дело общественного объединения, прошедшего государственную регистрацию
2) Авторский	Указание в заголовке дела названия автора(ов) документов (организации, структурного подразделения, совещательного или координационного органа, должностного лица)	Планы работы коллегии министерства на 2019 год
		Протоколы заседаний совета директоров общества
		Докладные записки руководителей подразделений руководству общества
3) Корреспондентский	Указание в заголовке дела названия организации (организаций), должностных лиц, от которых получены документы, включенные в дело	Переписка с инспекциями ФНС по городу Москве по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
		Переписка с предприятиями группы компаний "Северсталь" о поставке продукции
4) Предметно-вопросный	Отражение в заголовке дела краткого содержания документов дела	Журнал учета отказов в государственной регистрации общественных объединений
		Переписка по вопросам нотариата, адвокатуры и правовой помощи
		Документы (приказы. соглашения между нотариусами. заявления, письма-рекомендации) о передаче полномочий временно отсутствующих нотариусов
5) Хронологический	Указание даты (периода), к которому(ым) относятся документы дела	Штатное расписание Главного управления на 2019 г. Копия
		Планы работы Главного управления и его подразделений. Полугодовые
		Бухгалтерский баланс. Годовой
		Бухгалтерский баланс. Квартальный
		Расчеты сметы на 2019 г. по бюджетным ассигнованиям
6) Географический	Включение в заголовок дела названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела	Законодательные, иные нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов власти города Москвы
		Отчеты образовательных учреждений общего профессионального образования Западного административного округа города Москвы
7) Отметка "Копии"	Указание на копийность документов дела; включается в любой заголовок дела, если в дело помещаются копии документов	Приказы общества по основной деятельности. Копии
		Приказы и распоряжения Минюста России по организации работы судебных приставов-исполнителей. Копии

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Министерства по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.

Таблица 2. Модели заголовков дел (примерные схемы описания

состава и содержания документов в заголовке дела)

Признак	Пример заголовка дела
1) Номинал (с указанием разновидности документа, дела)	Положение об инспекции
	Свидетельство о регистрации
	Личные карточки (форма Т-2)
	Личные дела
2) Номинал - автор	Протоколы заседаний Совета директоров общества
	Положения о структурных подразделениях Департамента культуры
	Бизнес-план общества
3) Номинал - автор - содержание	Приказы общества по личному составу
	Решения коллегии ФНС России по вопросам организации работы налоговых органов
	Инструкции и методические указания ФНС по вопросам налогообложения юридических и физических лиц
	Отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана за 2018 год
4) Номинал - содержание	Видеозаписи о проведении специальных исполнительных действий
	Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки) о проведении служебных расследований
	Журнал регистрации поступающих документов
	Акты сверки взаиморасчетов
	Переписка по вопросам приема и перевода государственных гражданских служащих
	Следственные дела по особо тяжким преступлениям
	Обзоры о работе налоговых органов
	Предложения по совершенствованию налогового законодательства
5) Номинал - содержание - хронология (год / период)	Отчет о результатах контрольной работы. Годовой (ф. N 2-НК)
	Отчет о доходах и расходах. Квартальный
	График повышения квалификации работников отдела на 1-е полугодие 2019 года
6) Номинал - хронология (год / период)	Штатное расписание на 2019 год
	Номенклатура дел предприятия на 2019 год
	Финансовый план. Годовой
7) Номинал - корреспондент содержание	Аналитические справки работников отдела (кураторов) о результатах проверок работы групп розыска
	Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности
	Переписка с правоохранительными органами по вопросам основной деятельности инспекции
8) Номинал - корреспондент территория - содержание	Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации работников
9) Номинал - автор - территория - содержание	Отчеты административных органов Северо-Восточного административного округа города Москвы о мероприятиях по предотвращению правонарушений

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и их передаче в состав Архивного фонда Российской Федерации

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Министерства от 6 марта 2023 г. N 67.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения.

Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе, номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Приложение N 17. Форма номенклатуры дел Министерства Приложение N 19. Порядок формирования дел в департаментах, учета и хранения дел