3.5.7. Докладная и служебная записки

3.5.7.1. Докладная и служебная записки являются внутренними документами и используются для информационного обмена между департаментами (служебная записка) и руководством Министерства (докладная записка).

3.5.7.2. Докладные записки, подписанные заместителями Министра, на имя Министра, а также других заместителей Министра регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.

3.5.7.3. Докладные записки на имя заместителя Министра, подписанные директорами департаментов, регистрируются работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.

3.5.7.4. В докладной (служебной) записке в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, связанные с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.

3.5.7.5. Докладные (служебные) записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь следующие реквизиты: адресат, подпись, отметку об исполнителе, дату и регистрационный номер.

3.5.7.6. Текст докладной (служебной) записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - дают предложения по излагаемому вопросу.

Объем докладной (служебной) записки, как правило, не должен превышать 1 страницы, записка должна содержать конкретные предложения и выводы, выделенные полужирным шрифтом.

3.5.7.7. До регистрации подготовленные и согласованные с причастными должностными лицами докладные записки на имя Министра визируются работниками Министерства, на которых возложены функции помощников заместителей Министра, которые несут ответственность за оформление данных документов. Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами направляет зарегистрированные докладные записки референту Департамента кадровой и молодежной политики для подготовки проекта резолюции, после чего заместитель директора Департамента управления делами, курирующий работу отдела документационного обеспечения, направляет данную информацию на рассмотрение и утверждение Министру.

3.5.7.8. Утвержденные Министром резолюции поступают для исполнения должностным лицам в соответствии с резолюцией и (при необходимости) в отдел контроля Административно-организационного департамента.

3.5.7.9. Подготовленные и подписанные докладные записки, адресованные заместителям Министра, после регистрации работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах, направляются на автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) работника, на которого возложены функции помощника заместителя Министра. Рассмотренные заместителем Министра докладные записки в соответствии с его резолюцией направляются в ОСЭД должностным лицам и (при необходимости) в отдел контроля Административно-организационного департамента.

3.5.7.10. Регистрация докладных записок Министру при его нахождении в отпуске не производится. В случае крайней необходимости (срочности) докладные записки адресуются заместителю Министра, исполняющему обязанности Министра.