Приложение N 9

к п. 3.5.4.20

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, в которой не фиксируется ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются фамилии, инициалы председателя (председательствовавшего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимали участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей, присутствовавших на заседании, печатаются через межстрочный интервал 1.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствовавшего (председателя), секретаря, а также фамилии и инициалы присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы, например:

Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через межстрочный интервал 1.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

При необходимости в тексте протокола заседания (совещания) для решений, принятых к исполнению, могут быть указаны сроки исполнения, которые печатаются шрифтом N 14 без выделения полужирным шрифтом.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: постановления заседаний коллегии Министерства, протоколы заседаний координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протоколы руководства Министерства печатаются на бланках установленной формы размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

эмблема Министерства;

наименование федерального органа исполнительной власти - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти;

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру документа);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1 и выравнивается по центру документа. В наименовании необходимо указывать тему совещания, должность, фамилию и инициалы руководителя председательствовавшего на заседании (совещании). Для совещаний, проводимых в административном здании Министерства, а также для выездных заседаний, проводимых на территории г. Москвы, место проведения не указывается, в остальных случаях указывается название города.

дата и номер протокола - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола отделяется от даты и номера протокола двумя межстрочными интервалами, печатается через межстрочный интервал 1.

Реквизиты "Подпись" и "Отметка об исполнителе" оформляется согласно пунктам 17 и 23 приложения N 4 к Инструкции.

Образцы протоколов прилагаются.