3.2. Общие требования к созданию документов Министерства

3.2.1. Документы создаются на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.2.3. Для создания документов необходимо использовать шрифт размером N 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц используется шрифт N 12. При оформлении реквизитов "Справочные данные об организации", "Отметка об исполнителе", а также при оформлении сносок используется шрифт размером N 10.

3.2.4. В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений, распоряжений) поля и шрифты устанавливаются, в соответствии с порядком оформления указанных актов (приложения N N 5 - 7 к Инструкции).

3.2.5. Абзацный отступ текста документа - 12,5 мм. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине листа.

Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа и заключительной этикетной фразы, но не применяется при оформлении реквизитов.

Реквизиты документа, оформляемые слева ("Отметка о приложении", "Подпись", "Отметка об исполнителе"), печатаются непосредственно от границы левого поля.

3.2.6. Текст документа печатается через межстрочный интервал 1. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через межстрочный интервал 2. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При отсутствии реквизита "Заголовок к тексту" текст документа (при наличии уважительного обращения к адресату) на бланке писем должностных лиц Министерства, письма Министерства (за исключением бланка письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами) располагается через три межстрочных интервала после реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решения или его исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа в Министерстве составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование вида документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные письма), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные письма - просьбу без пояснения).

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце текста.

Текст документа излагается:

в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... постановляет: ...");

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю: ...");

в постановлениях, приказах, изданных совместно с двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("... приказываем: ...") или от третьего лица множественного числа ("постановляют: ...");

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");

в служебных письмах, оформленных на бланках Министерства, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("... не возражает ...");

в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц, адресованных конкретному должностному лицу, - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ...") или от третьего лица единственного числа ("... Министерство готово рассмотреть ...");

в докладных (служебных) записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность департаментов, работников (положение, инструкция, регламент) а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции ...", "комиссия провела проверку ...").

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения (за исключением писем, оформляемых на бланках Министерства для переписки с иностранными корреспондентами).

В служебных письмах за подписью Министра, заместителей Министра следует обращаться от имени Министерства, а в письмах за подписью руководства департамента - от имени департамента. Руководство департаментов вправе подписывать письма от имени Министерства в соответствии с полномочиями, определенными в регламенте федерального органа исполнительной власти, положении о структурном подразделении, должностном регламенте, а также на основании отдельных письменных поручений руководства Министерства.

Директор департамента не вправе подписывать письма о согласовании проектов актов, а также о направлении замечаний и предложений по ним.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов следует придерживаться единого стиля написания официальных наименований организаций, а также единого способа написания дат.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

3.2.7. Документы должны иметь установленные составы реквизитов, расположение и оформление которых выполняется в соответствии требованиями Инструкции.

Многострочные реквизиты печатаются через межстрочный интервал 1, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 75 мм.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 120 мм.

При оформлении текста таблицы, которая может являться приложением к документу, необходимо руководствоваться нижеуказанными требованиями.

Над таблицей может размещаться заголовок, который должен отражать ее содержание, заголовок должен быть точным и кратким, он печатается полужирным шрифтом N 14.

Заголовочная часть таблицы печатается полужирным шрифтом N 12. При переносе слов в заголовочной части таблицы следует руководствоваться правилами орфографии, основными из которых являются: не оставлять в конце строки и не переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога; не отделять согласную от следующей за ней гласной; не отрывать буквы "ь" и "ъ" от предшествующей согласной, букву "й" от предшествующей гласной; не оставлять в конце строки или переносить на другую строку одну букву.

Текст таблицы также печатается шрифтом N 12 через межстрочный интервал 1.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. В конце заголовков точки не ставят. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы, в одноярусной заголовочной части таблицы заголовки граф пишутся с прописной буквы, в двух- и многоярусной заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной. При переносе части таблицы на другие страницы заголовочная часть таблицы должна повторяться на каждой странице.

3.2.8. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют метрическим аналогом шрифта Times New Roman размера N 12 арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом 10 мм от края листа до номера страницы и 10 мм от номера страницы до начала текста документа. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.

3.2.9. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.2.10. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.11. Для создания документов Министерства должно использоваться программное обеспечение, разрешенное для применения в Российской Федерации.

3.2.12. Электронные документы создаются и обрабатываются в ОСЭД Министерства. Хранение данных документов осуществляется в отдельном модуле "Электронный архив".

3.2.13. Электронные документы, создаваемые в Министерстве, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в регистрационной карточке документа (далее - РК).

3.2.14. Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством ОСЭД и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования) должны иметь формат PDF/A-1.