4.8.6. Снятие документов и поручений с контроля

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения по существу, документированного подтверждения исполнения; сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

В случае направления ответа за подписью начальника структурного подразделения необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа) курирующему заместителю Руководителя любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем Руководителя копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью начальника структурного подразделения доклад не требуется.

Если по представленным головным исполнителем проектам ответов руководство Росавтодора дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

Снятие документа с контроля осуществляется Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения и оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме СЭДД: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых Руководителем (постановлениях коллегии Росавтодора), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в Отдел делопроизводства и секретарю коллегии Росавтодора материалов, подтверждающих факт исполнения документа.

Решение о возможности снятия с контроля не выполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого Руководителем (постановлении коллегии Росавтодора), принимается Руководителем (исполняющим обязанности Руководителя). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя Руководителя. О принятом решении Руководителя головной исполнитель документа информирует Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.

По правительственным и неправительственным документам решение принимается Руководителем или заместителем Руководителя, давшим поручение.