4.3. Регистрация поступающих документов

4.3.1. После предварительного рассмотрения вся поступившая корреспонденция независимо от способа доставки (передачи, приема) подлежит регистрации до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

4.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Отделе делопроизводства:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

приказы Росавтодора по кадровым вопросам;

доверенности;

государственные контракты, договоры, соглашения;

планы, ведомости;

командировочные удостоверения;

копии документов, присланные для сведения;

научные отчеты (без сопроводительного письма);

периодические издания, статьи из них;

письма информационно-справочного характера;

справки, копии документов, направляемые для сведения;

письма, факсы, телеграммы от руководителей предприятий транспортно-дорожного комплекса, содержащие поздравления с профессиональными и государственными праздниками;

приглашения на встречи, приемы и выставки;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов;

заявления работников центрального аппарата Росавтодора.

4.3.3. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов в СЭДД. Соответствующие сведения о поступившем документе вносятся в заводимую в СЭДД регистрационную карточку документа.

Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.

4.3.4. Возможность доступа к базе данных Отдела делопроизводства в СЭДД определяется Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения.

4.3.5. На входящих документах, подлежащих регистрации в Отделе делопроизводства, на поле в правой нижней части первого листа документа проставляется регистрационный штамп установленного образца (штрих-код) с указанием входящего номера и даты.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое повторной регистрации он не подлежит. Все последующие отметки делаются в СЭДД.

4.3.6. В Росавтодоре регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, например:

Регистрационный номер обращений граждан состоит из порядкового номера с буквенным обозначением, например: 139-г.

Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой. Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.