3.1. Бланки документов. Организация работы по их изготовлению и учету

3.1.1. Документы, создаваемые в Росавтодоре, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав обязательных реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2. В Росавтодоре используются следующие виды бланков документов:

а) на основе углового варианта расположения реквизитов, которые располагаются в верхнем левом углу:

бланк письма Росавтодора (Приложение N 1);

бланк письма Руководителя (Приложение N 2);

бланк письма заместителя Руководителя (приложение N 3);

б) на основе продольного варианта расположения реквизитов, которые располагаются посередине листа вдоль верхнего поля:

бланк приказа Росавтодора (Приложение N 4);

бланк распоряжения Росавтодора (Приложение N 5);

бланк поручения Росавтодора (Приложение N 6).

3.1.3. Бланки Росавтодора изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Росавтодора. Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

3.1.4. Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения составляет заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости оформляет их образцы (макеты).

Структурное подразделение, ответственное за материально-техническое и хозяйственное обеспечение Росавтодора, оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.

Учет поступивших бланков и учет их выдачи возлагается на Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения и ведется раздельно по видам бланков в журналах учета (Приложение N 7).

3.1.5. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом или нумератором в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

3.1.6. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Бланки выдаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков, правильность их учета и использования несут работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, и их руководители.

3.1.7. Отчет о количестве использованных бланков Росавтодора (Приложение N 8) представляется каждым структурным подразделением ежеквартально, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.

3.1.8. При создании электронных документов в СЭДД используются электронные шаблоны документов.

3.1.9. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между структурными подразделениями оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

3.1.10. Документы, издаваемые Росавтодором совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.