3.4.8. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и не должен содержать трудно выговариваемые слова.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Росавтодора или начальником структурного подразделения.

Телефонограммы за подписью Руководителя, переданные и поступающие на его имя, принимаются и передаются секретариатом Руководителя, а регистрацию проходят в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения.

Телефонограммы за подписью заместителей Руководителя, переданные и поступающие на их имя, принимаются и регистрируются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками структурных подразделений, передаются и принимаются на их имя, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

После сверки текста телефонограммы с принимающей стороной передающий телефонограмму работник в журнале учета (или в регистрационной карточке СЭДД) заполняет справочные реквизиты:

в графе "принял" указываются наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе "передал" указываются наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена соответствующему руководителю в возможно короткий срок.

Передача телефонограмм внутри Росавтодора не допускается.