5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росавтодоре, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов по их содержанию и видам и является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росавтодоре и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения; изучением и анализом документов, образующихся в деятельности Росавтодора, их видов, состава и содержания.

5.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Росавтодора лежит на Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения.

5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной форме работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с участием члена экспертной комиссии структурного подразделения и согласовывается с работником архива Росавтодора, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в Управление административно-кадровой и работы и правового обеспечения не позднее 15 ноября текущего года (Приложение N 18).

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения.

5.1.5. Управление административно-кадровой работы и правового обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и при методической помощи Центральной экспертной комиссии Росавтодора (далее - ЦЭК) составляет сводную номенклатуру дел Росавтодора (далее - номенклатура дел) (Приложение N 19).

5.1.6. Номенклатура дел визируется работником архива, подписывается начальником Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на постоянное хранение.

5.1.7. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.8. Согласование номенклатуры дел Росавтодора с ГА РФ происходит не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Росавтодора.

В случае изменения функций и структуры Росавтодора номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

5.1.9. Номенклатура дел Росавтодора готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения, второй - используется в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения как рабочий экземпляр, третий - передается в архив Росавтодора, четвертый - в ГА РФ.

5.1.10. После утверждения номенклатуры дел в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов для практического использования в работе.