5.3. Организация оперативного хранения документов

5.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Росавтодора или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

5.3.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

5.3.3. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы (номера) по номенклатуре дел.

5.3.4. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росавтодора отдельно от документов на бумажных носителях.

5.3.5. Сохранность документов и дел в структурных подразделениях обеспечивают начальники структурных подразделений и работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

5.3.6. Дела документального фонда Росавтодора, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив Росавтодора проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, перед передачей дел в архив Росавтодора, при смене начальника структурного подразделения, начальника Отдела делопроизводства, работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при реорганизации и ликвидации Росавтодора или структурного подразделения.

Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

5.3.7. Выдача дел структурным подразделениям производится с разрешения начальника Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя.

При необходимости выдача отдельных документов из дела текущего хранения производится работником, ответственным за ведение делопроизводства. На их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выданы документы.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.