Приложение N 9

к п. 3.2

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Государственный герб Российской Федерации на бланках документов Росавтодора изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите и помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Росавтодора".

Наименование Росавтодора (полное и сокращенное) - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Росавтодоре.

Сокращенное наименование Росавтодора помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием Росавтодора указывается полное наименование Министерства транспорта Российской Федерации.

Должность лица - автора документа указывается на бланке должностного лица Росавтодора (бланк Руководителя) под наименованием (полным, сокращенным) Росавтодора.

Справочные данные о Росавтодоре указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Росавтодора, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения.

Вид документа - наименование издаваемого документа (приказ, распоряжение, поручение, протокол) включается в бланк соответствующего вида, за исключением служебных (деловых) писем.

Место составления (издания) документа (Москва) указывается на бланках документов Росавтодора, за исключением бланков писем.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Управлением административно-кадровой работы и правового обеспечения при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число и порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (например: 27.03.2013; 03.12.2015). После написания даты цифровым способом буква "г" с точкой или просто точка не ставится.

Таким же образом датируются все служебные отметки о прохождении и исполнении документа.

При подготовке приказов, распоряжений и финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой (например: 27 марта 2013 г., 3 декабря 2015 г.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Росавтодоре.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.

На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: "На N ____ от _______", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проекте служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставится.

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Заголовок к тексту - краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников агентства

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту служебного письма оформляется под реквизитами бланка (угловым штампом) и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или в сочетании этих видов.

Наименование таблицы, при ее наличии, следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в следующем формате: таблица, номер таблицы - наименование таблицы. Наименование таблицы приводят с прописной буквы без точки в конце.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы нумеруются, и на втором и последующих листах печатаются номера этих граф (либо наименование граф повторяется на каждой странице).

Таблица может быть оформлена приложением к документу.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения).

Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.

В Росавтодоре документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет...; коллегия постановила...; Росавтодор не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления; документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".

Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

Не допускается в тексте документа разрыва дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа.

При подготовке документов на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница (стр.)" на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Слово "приложение" оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Независимо от количества прилагаемых документов всегда употребляется в единственном числе. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, например с грифом "для служебного пользования", то отметка о приложении оформляется следующим образом:

На приложениях справочного характера к распорядительному документу (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, план, программа и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются: Приложение N 1, Приложение N 2. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и регистрационный номер:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например: