4.4.5. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Росавтодоре;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами в установленном порядке;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа;

подготовку указателя рассылки документа (при необходимости);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Росавтодора или начальнику структурного подразделения;

подготовку к пересылке документа адресату;

определение места хранения документа путем проставления отметки в СЭДД с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Исполнитель, установленный в указании по исполнению документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Структурные подразделения - исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов с указаниями по исполнению документа Руководителя в зависимости от их содержания в виде:

докладов-ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации;

докладов-ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Росавтодора, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения по выполнению указаний по исполнению документа Руководителя и заместителей Руководителя к неправительственным документам структурные подразделения - исполнители представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

4.4.6. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Росавтодоре правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Росавтодора (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

При направлении проекта документа на подпись Руководителю (заместителю Руководителя) лицо, отвечающее за почту Руководителя (заместителя Руководителя), обязано в присутствии исполнителя документа проверить содержание проекта документа, правильность его оформления. Проект документа представляется на подпись вместе с необходимыми материалами.

4.4.7. Сроки исполнения документов определяются, исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (см. пункт 4.8.3 настоящей Инструкции).

4.4.8. При утере оригинала документа, требующего исполнения, к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Управления административно-кадровой работы и правового обеспечения по факту утери оригинала, подписанная начальником структурного подразделения - исполнителя.

4.4.9. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

4.4.10. Подписанный документ направляется исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в Отдел делопроизводства.

4.4.11. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по МЭДО или электронной почте принимает структурное подразделение - исполнитель документа.