4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.1.1. Доставка документов в Росавтодор осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной связи, в электронном виде по каналам МЭДО, электронной почтой.

С помощью почтовой связи в Росавтодор доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.

4.1.2. Прием всех поступающих в Росавтодор документов на бумажных носителях осуществляется централизованно группой экспедиционной обработки документов (далее - Экспедиция).

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Отделе делопроизводства.

Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником Отдела делопроизводств, в вечернее время и в выходные дни - ответственным дежурным по Росавтодору.

4.1.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).

Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются (за исключением конвертов (пакетов) с пометкой "Лично"), проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, соответствие вложений отметкам на конверте.

При обнаружении повреждения, недостаче документов или приложений к ним, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается об этом отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю документа с сопроводительным письмом.

4.1.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и доставки документа.

Конверты с запросами по разъяснению конкурсных процедур, предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с судебными материалами сохраняются во всех случаях.

4.1.5. Документы, адресованные Росавтодору (без указания должностного лица), руководству Росавтодора, начальникам структурных подразделений, передаются в Отдел делопроизводства оперативно, по мере их поступления.

Документы, адресованные должностным лицам Росавтодора с пометкой "Лично", получают в Экспедиции работники соответствующих структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, минимум два раза в день. Письменные обращения граждан, адресованные Росавтодору (без указания должностного лица), Руководителю и заместителям Руководителя, срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно", телеграммы передаются в Отдел делопроизводства незамедлительно.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной структурным подразделениям, сообщается работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

4.1.6. Письма на иностранном языке (без перевода), адресованные Росавтодору (без указания должностного лица), Руководителю, передаются в структурное подразделение, отвечающее за международную деятельность, для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется Руководителем.

4.1.7. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Росавтодора для направления на исполнение.

4.1.8. Поступившие в Росавтодор факсограммы передаются адресатам после регистрации, в день приема, срочные - немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю документа в соответствующее структурное подразделение.

Поступающие через факсимильную связь служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.