4.5. Регистрация отправляемых документов

4.5.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется Отделом делопроизводства в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭДД.

4.5.2. Регистрация производится при представлении исполнителем следующего комплекта документов:

оригинал документа, подлежащего исполнению (требующего ответа), со всеми необходимыми указаниями по исполнению документа;

служебное письмо в 3х экземплярах:

первый экземпляр, отпечатанный на бланке, направляется адресату;

второй экземпляр с визами (визовой экземпляр) в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело;

третий - возвращается исполнителю.

Если письмо имеет приложение, отметка о его наличии оформляется под текстом письма с указанием количества листов и экземпляров. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты и согласовываться со всеми лицами, согласующими служебное письмо. Оригинал приложения сдается вместе с первым экземпляром письма, копии приложения приобщаются ко второму и третьему экземплярам.

4.5.3. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

4.5.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копиях.

4.5.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса, через дефис - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: 01-24/836.

4.5.6. Исходящие телеграммы регистрируются в Отделе делопроизводства и имеют регистрационный номер, состоящий из индекса, через тире - порядкового номера.