4.9. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.9.1. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения в установленном порядке.

4.9.2. Переписка Росавтодора с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Руководителя или заместителей Руководителя на бланках установленной формы (Приложения N 2 - 3).

4.9.3. Руководитель может делегировать право подписи служебных (деловых) писем зарубежным адресатам заместителям Руководителя по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении Руководителя.

Структурные подразделения не могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами.

4.9.4. Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам имеют установленные для служебных (деловых) писем реквизиты (см. пункт 3.4.6 настоящей Инструкции), которые оформляются согласно установленным правилам (Приложение N 9).

Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам имеют ряд особенностей, оформление которых производится с учетом требований:

служебные (деловые) письма печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа обязательно указывается: "Неофициальный перевод";

заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом;

текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Директор" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая. Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату. Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш";

при наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем;

реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не оформляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.

4.9.5. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Управлении административно-кадровой работы и правового обеспечения при наличии визы начальника отдела, отвечающего за международную деятельность либо лица, исполняющего его обязанности. В случае если исполнитель документа не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные в отделе, отвечающем за международную деятельность.

Письма за подписью Руководителя или заместителя Руководителя направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через МИД России с сопроводительным письмом, которое готовится структурным подразделением - исполнителем с обязательным визированием в отделе, отвечающем за международную деятельность.

Отправка писем почтой производится через Экспедицию.