Прием, регистрация и организация работы по рассмотрению письменных обращений граждан

7. Прием и регистрация обращений, поступивших в Гохран России в письменной форме или в форме электронного документа, осуществляется отделом делопроизводства и контроля исполнения поручений Управления делами (далее - Отдел делопроизводства) в течение трех дней с момента поступления в Гохран России.

Обращения с пометкой "Лично" не вскрываются, передаются непосредственно адресату. В случае если обращение не является письмом личного характера, адресат возвращает его в Отдел делопроизводства для регистрации в установленном порядке.

8. Электронные обращения отправляются через форму обратной связи на сайте Гохрана России или по электронной почте: gokhran@gokhran.ru. При оформлении обращения посредством заполнения заявителем специальной формы на официальном сайте Гохрана России заявителю необходимо заполнить ФИО (отчество - при наличии), адрес электронной почты и текст обращения. Отправленные заявителем сообщения поступают на электронный адрес gokhran@gokhran.ru. Поступившие электронные обращения подлежат печати на бумажном носителе.

9. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

10. На каждом обращении в центральной нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный номер. Повторным обращениям, при их поступлении, присваивается очередной регистрационный номер.

При постановке обращения на контроль в правой верхней части листа резолюции проставляется штамп "Контроль". После рассмотрения обращений в структурных подразделениях по существу поставленных вопросов предварительная дата исполнения документа может быть скорректирована Отделом делопроизводства в пределах сроков, предусмотренных в пунктах 33 - 34 настоящего Порядка.

11. При поступлении обращений, в которых указано о приложении документов, которые полностью или частично отсутствуют, на первом листе обращения делается отметка "Получено без приложения". В случае если документы отсутствуют частично, на первом листе обращения дополнительно делается отметка об отсутствии соответствующих документов.

12. Регистрация письменных обращений производится Отделом делопроизводства посредством ввода информации об обращении в СЭД Гохрана России.

13. Обращения, поступившие в Гохран России в соответствии с его компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению.

14. Поступившие в Гохран России письменные обращения направляются на рассмотрение Руководителю Гохрана России или лицу, его замещающему.

После рассмотрения обращения Руководителем Гохрана России или лицом, его замещающим, копии документа направляются Отделом делопроизводства на исполнение в соответствующие структурные подразделения Гохрана России.

Оригинал обращения хранится в Отделе делопроизводства (за исключением документов о приеме ценностей).

Обращения, содержащие вопросы справочного характера, относящиеся к деятельности выставки "Алмазный фонд" (месторасположение, режим работы, правила посещения, порядок бронирования и оплаты билетов и т.д.), а также обращения, содержащие просьбу о бронировании билетов на выставку "Алмазный фонд" для образовательных учреждений, направляются руководителю выставки "Алмазный фонд" по электронной почте для подготовки ответа.

15. Изменения в резолюции Руководителя Гохрана России или лица, его замещающего, могут быть внесены авторами резолюции по собственному усмотрению или на основании служебной записки ответственного исполнителя, подготовленной автору резолюции в установленном порядке. В этом случае в резолюции делается соответствующая отметка о переадресации документа другому исполнителю.

Переадресация документов с учетом изменений в резолюции, внесенных в установленном порядке, осуществляется Отделом делопроизводства.

16. Исполнитель, указанный в поручении первым (ответственный исполнитель), организует работу по рассмотрению обращения. Соисполнители обязаны не позднее окончания половины срока, установленного для исполнения поручения, представить ответственному исполнителю документы и материалы, необходимые для подготовки ответа на обращение.

17. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение в структурные подразделения Гохрана России или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

18. Руководители структурных подразделений обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений в случае необходимости с участием граждан, направивших обращения.

19. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

20. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в Гохран России с критикой деятельности Гохрана России, либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

21. Ответы на обращения оформляются на бланках Гохрана России и подписываются Руководителем Гохрана России или уполномоченным им лицом.

Ответы на обращения, указанные в абзаце 4 пункта 14, оформляются на бланке Гохрана России и подписываются руководителем выставки "Алмазный фонд", в случае временного отсутствия руководителя выставки "Алмазный фонд" (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность) обращения подписывает заместитель руководителя выставки "Алмазный фонд".

22. При поступлении письменного обращения за подписью нескольких заявителей ответ направляется каждому из них или одному из них (как правило, первому по расположению подписи либо по адресу, указанному на конверте обращения, если в обращении не оговорено конкретное лицо) с предложением довести его содержание до сведения остальных авторов.

23. При информировании органа государственной власти, члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, направивших обращение гражданина в Гохран России на рассмотрение, в исходящих письмах Гохраном России делается ссылка на номер и дату запроса, сообщается информация о содержании ответа гражданину или направляется копия ответа гражданину.

24. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, передается ответственным исполнителем работнику Отдела делопроизводства для его направления с официального адреса электронной почты Гохрана России в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, если он указан в обращении.

25. Обращение не может быть оставлено без рассмотрения или рассмотрено с нарушением срока по причине продолжительного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) или увольнения исполнителя. В указанных случаях исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения на рассмотрение другому работнику, который согласно распределению обязанностей замещает исполнителя во время его отсутствия. Начальник соответствующего структурного подразделения Гохрана России обязан проконтролировать выполнение исполнителем возложенных на него обязанностей по рассмотрению обращений граждан.

26. В случае, если в письменном обращении не указаны ФИО (отчество - при наличии) гражданина, направившего обращение, электронный или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

В случае, если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

27. В случае получения Гохраном России письменных обращений, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, такие обращения могут быть оставлены без ответа по существу поставленных в них вопросов. В данном случае гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом, в случае необходимости указанное обращение направляется для рассмотрения в соответствующий правоохранительный орган.

28. В случае, если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководитель Гохрана России (на основании служебной записки ответственного исполнителя) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, с уведомлением его об этом.

29. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

30. Основанием для отказа в рассмотрении обращений, поступивших в форме электронного документа, помимо оснований, указанных в пунктах 26 - 29 настоящего Порядка, также может являться указание автором недействительных сведений о себе или адресе электронной почты для ответа.

31. Гражданин вправе вновь направить обращение в Гохран России в случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены.