3. Определение сроков хранения документов

3.1. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. Базы данных информационных систем с управленческой документацией и отдельными видами другой специальной документации хранятся в соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу.

3.2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, если иное не указано в примечаниях к статьям Перечня.

3.3. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Срок хранения приложений к документам аналогичен сроку хранения самих документов.

Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться ФОМС и ТФОМС независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

3.4. Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях (ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

3.5. Для ТФОМС, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения "постоянно" означает "до ликвидации организации".

3.6. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в ФОМС и ТФОМС до ее ликвидации независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.7. Срок хранения "До минования надобности" означает, что ФОМС и ТФОМС сами определяют сроки хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как: проекты локальных нормативных актов, присланные для сведения, копии документов.

3.8. Срок хранения "До замены новыми" означает, что такие документы хранятся до их отмены и замены новыми и применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются для использования в работе.

3.9. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

- по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования и государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности.

3.10. Отметка "ЭПК" (Экспертно-проверочная комиссия), проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы подлежат обязательной экспертизе ценности после истечения установленного срока их хранения, по результатам которой может быть продлен срок их временного хранения или документы могут быть отобраны на постоянное хранение.

3.11. При проведении экспертизы ценности документов Перечень используется наряду с законодательными и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.

3.12. Снижение сроков хранения документов и (или) снятие отметки "ЭПК", установленных Перечнем, не допускается.

3.13. К перечню составлен "Список сокращений", в котором в алфавитном порядке перечислены используемые в Перечне сокращения и обозначаемые ими понятия.