|
1.6. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
81
|
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Роскомнадзора, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
82
|
Документы (методические рекомендации, инструкции) по делопроизводству и архивному делу
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
83
|
Номенклатуры дел
|
Постоянно
(1)
|
Постоянно
(1)
|
Постоянно
(1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
84
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
85
|
Документы (уведомления о вручении, копии накладных) об отправке документов экспресс-почтой
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
86
|
Документы (списки, уведомления о вручении, описи вложения) об отправке писем с объявленной ценностью
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
87
|
Переписка по розыску регистрируемых почтовых отправлений
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
88
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
89
|
Списки почтовых отправлений
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
90
|
Накладные ГСП на почтовую корреспонденцию, отправляемую в организацию, с подписями ответственных за прием корреспонденции
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
91
|
Конверты от документов, не доставленных адресатам, возвращенных в организацию
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
92
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
93
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей и штампов, оттисков печатей и штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
94
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков печатей и штампов - До ликвидации
|
|
95
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы с документами конфиденциального характера (с пометкой "Для служебного пользования")
|
10 лет ЭПК
(1)
|
10 лет ЭПК
(1)
|
10 лет ЭПК
(1)
|
(1) После замены новыми
|
|
96
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года
(1)
|
3 года
(1)
|
3 года
(1)
|
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
97
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
98
|
Отчеты, справки об объеме документооборота
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
99
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондов)
|
Постоянно
(1), (2)
|
Постоянно
(1), (2)
|
Постоянно
(1), (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации
(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного хранения (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описи дел постоянного хранения
|
|
100
|
Учетные документы (паспорта архивов, книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Постоянно
(1)
|
Постоянно
(1)
|
Постоянно
(1)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации
|
|
101
|
Описи дел (1):
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей
(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности
(3) После уничтожения
|
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно
(2)
|
Постоянно
(2)
|
Постоянно
(2)
|
|
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет
(2)
|
50/75 лет
(2)
|
50/75 лет
(2)
|
|
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
|
102
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
103
|
Документы (заявки, заказы, акты, требования) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов
Для актов выдачи дел во временное пользование другими организациями - 5 лет
|
|
104
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
105
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов
При невозвращении - протоколы, акты, включаются в дело фонда - Постоянно
|
|
106
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
107
|
Копии выданных архивных справок, документы к ним (заявления, запросы, справки, переписка)
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
108
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору, соглашению
|
|
109
|
Акты приема-передачи, составленные при смене должностного, ответственного лица за делопроизводство и архив
|
15 лет (1)
|
15 лет (1)
|
15 лет (1)
|
(1) После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица
|
|
110
|
Переписка по делопроизводству и архивному делу
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
111
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет
|
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
|
б) распорядительных документов по личному составу;
|
50/75 лет ЭПК
(1)
|
50/75 лет ЭПК
(1)
|
50/75 лет ЭПК
(1)
|
|
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
г) документов по проведению аттестации;
|
5 лет
|
5 лет
|
-
|
|
|
|
д) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
е) исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
ж) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
з) телеграмм, телефонограмм, факсограмм, сигналов оповещения;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
и) заявок, заказов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
к) заключений по проведению мероприятий системных наблюдений
|
-
|
-
|
3 года
|
|
|
112
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:
|
|
|
|
(1) Годовые графики личного приема граждан - Постоянно
(2) После уничтожения бланков
(3) После возвращения всех дел
|
|
|
а) приема посетителей (карты личного приема, графики) (1);
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
б) приема работников по личным вопросам руководством;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
|
в) обращений субъектов персональных данных о соблюдении их законных прав в области защиты персональных данных;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
г) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
д) бланков строгой отчетности;
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
|
|
е) копировальных работ;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
|
ж) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
|
|
з) почтовых отправлений, возвращенных почтовым отделением;
|
-
|
-
|
5 лет
|
|
|
|
и) экземпляров (копий) документов и съемных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
к) движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
113
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
114
|
Расписки в получении документов, счетов-фактур
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
115
|
Реестры:
|
|
|
|
|
|
|
а) передачи документов в структурные подразделения организации;
|
2 года
|
2 года
|
2 года
|
|
|
|
б) передачи документов между структурными подразделениями организации;
|
2 года
|
2 года
|
2 года
|
|
|
|
в) передачи документов в сторонние организации;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
|
г) передачи документов на отправку;
|
-
|
-
|
2 года
|
|
|
|
д) передачи документов на рассмотрение руководству организации;
|
-
|
-
|
5 лет
|
|
|
|
е) передачи документов на подпись руководству организации;
|
-
|
-
|
2 года
|
|
|
|
ж) передачи газет и журналов руководству организации и в структурные подразделения;
|
-
|
-
|
1 год
|
|
|
|
з) передачи отправляемых документов на регистрацию;
|
-
|
-
|
2 года
|
|
|
|
и) документов, возвращаемых на доработку
|
-
|
-
|
2 года
|
|