Описание бизнес-процесса при формировании Акта о списании (ф. 0510460) (Приложение N 1)

Ответственный исполнитель субъекта учета, являющийся членом Комиссии, формирует проект документа с предзаполнением заголовочной части реквизитами субъекта учета, реквизитами лица, ответственного за сохранность материальных запасов. Заполнение осуществляется ручным вводом (выбором из справочника) или предзаполнением из родительского документа (Решения (ф. 0510440), Инвентаризационной описи (ф. 0510466), иных документов).

Ответственный исполнитель субъекта учета заполняет реквизит "Необходимость уничтожения (утилизации)" значением "да" или "нет" с указанием в кодовой зоне символов "1" или "2" соответственно.

Содержательная часть документа заполняется:

путем ручного выбора - из справочников номенклатурного учета объектов с указанием количества, данных бухгалтерского учета с возможностью корректировки;

предзаполнением - из родительского документа (Решения (ф. 0510440), Инвентаризационной описи (ф. 0510466), иных документов).

Если Акт о списании (ф. 0510460) сформирован на основании Решения (ф. 0510440), графа 15 табличной части не заполняется, в графе 16 указывается значение "списать".

Оформляющая часть Акта (ф. 0510460) заполняется данными о членах комиссии из справочника постоянно действующих комиссий.

После заполнения полей и реквизитов формуляра ответственным исполнителем комиссии осуществляется форматно-логический контроль на обязательность заполнения реквизитов и наличие необходимого количества материальных ценностей, подлежащих списанию.

При отрицательном результате контроля документ возвращается на доработку.

Если результат контроля положительный, и Акт о списании (ф. 0510460) сформирован на основании Решения (ф. 0510440), осуществляется контроль кворума присутствия. В случае если количество членов комиссии в процентном отношении меньше нормативно-установленного кворума присутствия, электронный документ переходит в статус "Заседание комиссии не состоялось", и документ направляется для хранения в архив. Если контроль кворума присутствия пройден, электронный документ переходит в статус "Новый", после чего осуществляется процедура его подписания членами комиссии (без процедуры голосования) и направления его руководителю (уполномоченному им лицу) для утверждения.

Если результат контроля положительный и Акт о списании (ф. 0510460) сформирован не на основании Решения (ф. 0510440), осуществляется контроль кворума присутствия. В случае если количество членов комиссии в процентном отношении меньше нормативно-установленного кворума присутствия, электронный документ переходит в статус "Заседание комиссии не состоялось", и документ направляется для хранения в архив. Если контроль кворума присутствия пройден, электронный документ переходит в статус "Новый". Решение о списании объектов материальных запасов осуществляется через процедуру голосования в Листе голосования, который является неотъемлемой частью Акта о списании (ф. 0510460). Лист голосования последовательно направляется на голосование ответственному исполнителю, членам комиссии, председателю комиссии.

Ответственный исполнитель голосует путем проставления в Листе голосования решения "за" или "против" по каждому коду строки (объекту). В случае наличия особого мнения ответственный исполнитель прикрепляет файл, содержащий скан-копию документа с особым мнением. В случае если по какому-либо объекту проставлено решение "против", прикрепление файла, содержащим скан-копию документа с особым мнением, обязательно. Информация о наличии особого мнения ответственного лица отражается в реквизите "Особые отметки" Акта о списании (ф. 0510460), в котором отображается имя прикрепленного файла с особым мнением ответственного исполнителя. По окончании голосования ответственный исполнитель подписывает Лист голосования простой ЭП. В системе осуществляется контроль на наличие файла документа, в котором представлено особое мнение с отметкой в Листе голосования "против". Если результат контроля отрицательный, Лист голосования направляется ответственному исполнителю для прикрепления файла, содержащего скан-копию документа с особым мнением.

Если результат контроля положительный, подписанный ответственным лицом Лист голосования переходит в статус "Подписано членом комиссии" и направляется для голосования членам комиссии с изменением статуса "На подписании членами комиссии".

Члены комиссии голосуют аналогично процедуре голосования ответственным исполнителем, описанной выше. Члены комиссии подписывают Лист голосования простой ЭП. В случаях если членом комиссии в электронном документе обнаружены ошибки, такой документ направляется на доработку ответственному исполнителю.

После голосования членами комиссии, Лист голосования переходит в статус "Подписан членом комиссии" и направляется для голосования председателю комиссии с изменением статуса "На подписании председателем". Председатель комиссии голосует аналогично процессу, описанному выше в отношении голосования ответственного исполнителя по каждому объекту с выбором решения "за" или "против". В случае если председателем комиссии в электронном документе обнаружены ошибки, он направляет его на доработку ответственному исполнителю.

Если по окончании голосования председатель комиссии подписывают Лист голосования, Лист голосования переходит в статус "Подписан председателем".

После подписания Листа голосования председателем комиссии результат голосования "за" из графы 7 Листа голосования отражается в графе 15 табличной части Акта о списании (ф. 0510460).

После завершения процедуры голосования осуществляется процедура проверки кворума принятия решения. В случае если по всем кодам строк (объектам) нет кворума принятия решения (количество проголосовавших в процентах "за" меньше установленного кворума принятия решения), электронный документ переходит в статус "Не одобрено комиссией" и направляется для хранения в архив.

Если по отдельным кодам строк (объектам) нет кворума принятия решения, по графе 16 табличной части Акта о списании (ф. 0510460) в соответствующих строках проставляется значение "снято с обсуждения", при этом в части строк, по которым есть кворум принятия решения, по графе 16 проставляется значение "списать" и электронный документ переходит в статус "Одобрено комиссией".

При подписании членами комиссии Листа голосования одновременно в оформляющей части электронного документа Акта о списании (ф. 0510460) отображаются подписи членов комиссии, подписавших Лист голосования. Далее Акт о списании (ф. 0510460) направляется на утверждение руководителю учреждения (уполномоченному им лицу).

Руководитель учреждения (уполномоченное им лицо) утверждает электронный документ с применением ЭЦП или отказывает в подписании. Если Акт о списании (ф. 0510454) не утвержден руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), Акт о списании (ф. 0510460) переходит в статус "Отказан" и хранится в архиве документов.

Далее осуществляется контроль: требуется или не требуется формирование Акта об утилизации (ф. 0510435).

Если формирование Акта об утилизации (ф. 0510435) не требуется (в случае недостачи (хищения, стихийного бедствия, использования на нужды учреждения), Акт о списании (ф. 0510460) направляется в бухгалтерскую службу (централизованную бухгалтерию) для отражения в бухгалтерском учете операций по списанию объектов материальных запасов с балансового и забалансового учета. На основании утвержденного Акта о списании (ф. 0510460) отражается информация о списании объектов в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213). Электронный формуляр Акта о списании (ф. 0510460) переходит в статус "Отражен в учете".

Если формирование Акта об утилизации (ф. 0510435) требуется, то осуществляется контроль на наличие утвержденного руководителем (уполномоченным им лицом) Акта об утилизации (ф. 0510435). Если результат контроля отрицательный, осуществляется процесс формирования Акта об утилизации (ф. 0510435) на основании Акта о списании (ф. 0510460), который имеет статус "Утвержден".

После проведения мероприятий по утилизации, утвержденный Акт об утилизации (ф. 0510435) направляется в бухгалтерскую службу для отражения в бухгалтерском учете операций по списанию объектов материальных запасов. На основании утвержденного Акта об утилизации (ф. 0510435) отражается информация о списании объектов в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071), Журнале операций по забалансовому счету (ф. 0509213) и электронный формуляр Акта об утилизации (ф. 0510435) переходит в статус "Отражен в учете". Акт о списании (ф. 0510460) переходит в статус "Отработан".