Основные требования к ведению и хранению журналов регистрации операций с НС и ПВ
Основные требования
к ведению и хранению журналов регистрации операций с НС и ПВ
Документы или их заверенные копии, подтверждающие совершение операции с наркотическим средством или психотропным веществом, либо подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации, либо хранятся в архиве юридического лица с возможностью представления их по требованию контролирующих органов.
Нумерация записей в журналах регистрации по каждому наименованию НС или ПВ осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров, то есть, операции по приходу и операции по расходу в журналах регистрации имеют сквозную (общую) нумерацию, позволяющую определить последовательность (очередность) совершения операций по приходу и расходу.
Нумерация записей в новых журналах регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.
Для наглядности записей в журналах и прослеживаемости хронологии операций по приходу и расходу рекомендуется:
- в течение дня присваивать номера операциям последовательно, по мере их совершения;
- в течение месяца для каждой конкретной даты совершения операций для регистрации приходных и расходных операций использовать отдельные строки журнала;
- по окончании месяца подводить итоги за конкретный месяц (всего приход, всего приход с остатком и всего расход за месяц, остаток на последний рабочий день месяца) в строке последней записи об операции по приходу либо операции по расходу, после чего, при необходимости, допускается пропускать строку.
Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении.
Ключи от металлического шкафа (сейфа) и технически укрепленного помещения находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.
Доступ к информационной системе, с помощью которой осуществляется ведение журнала регистрации в электронной форме, имеют лица, ответственные за ведение и хранение журнала регистрации.
Запись в журналах регистрации каждой проведенной операции заверяется подписью, в том числе усиленной квалифицированной электронной подписью, ответственного лица с указанием фамилии и инициалов.
Исправления в журналах регистрации, оформленных на бумажном носителе, заверяются подписью лица, ответственного за их ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журналах регистрации, оформленных на бумажном носителе, не допускаются.