Обработка персональных данных при ведении кадрового учета

10. Сведения, необходимые для ведения кадрового учета, должны поступать непосредственно от субъектов персональных данных на материальных носителях в виде бумажных документов.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, предусмотренным приложением N 6 к Административному регламенту Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования или о прекращении уголовного преследования - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Во исполнение положений статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации и приказа Федеральной налоговой службы от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611 "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников" и в соответствии с частью второй статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации Росводресурсы дополнительно запрашивают у лица, принимаемого на работу, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

11. На основе представленных документов формируются личные дела сотрудников на бумажных носителях. При автоматизации процесса ведения кадрового делопроизводства документы, подлежащие включению в личное дело сотрудника, выводятся на бумажные носители и включаются в личное дело.

Отдельно от материалов личного дела сотрудника при приеме на работу заводится личная карточка сотрудника по форме Т-2, утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и карточка гражданина, подлежащего воинскому учету по форме 10, утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации от 22 ноября 2021 г. N 700 "Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета". Карточки по форме Т-2 и 10 должны вестись на бумажном носителе. При автоматизации процесса ведения карточек Т-2 и 10 актуальная версия должна выводиться на бумажном носителе, а предыдущий экземпляр подлежит уничтожению.

12. При заключении трудового договора в него должны вноситься персональные данные сотрудника в составе согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, если иное не оговорено иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется сотрудником Росводресурсов.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформляется новая трудовая книжка.

13. Ведение трудовых книжек сотрудников Росводресурсов должно осуществляться в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1250 "Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации".