III. Функции Департамента

3. В соответствии с возложенными основными задачами Департамент выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет:

3.1.1. В установленном порядке архивное хранение и использование документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, их передачу на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации, создание сводной номенклатуры дел Министерства.

3.1.2. Методическую помощь по организации документооборота в структурных подразделениях Министерства, секретариатах заместителей Министра.

3.1.3. Экспедиторскую обработку поступающей в Министерство и исходящей корреспонденции, выдачу в установленном порядке корреспонденции федеральной службе, федеральным агентствам и организациям, находящимся в ведении Министерства. Прием дипломатической несекретной почты Министерства иностранных дел Российской Федерации.

3.1.4. Взаимодействие с системой Городской служебной почты, Центральным телеграфом и почтовым отделением.

3.1.5. Методическую помощь работникам структурных подразделений Министерства в использовании Облачной системы электронного документооборота (далее - ОСЭД).

3.1.6. Отбор обращений граждан для проведения Общественным советом при Министерстве анализа качества ответов на обращения граждан и размещения результатов экспертной оценки на официальном сайте Министерства.

3.1.7. Подбор материалов о часто задаваемых гражданами вопросах для размещения на официальном сайте Министерства.

3.1.8. Наполнение данными информационного ресурса в информационно-коммуникационной сети "Интернет" по адресу ССТУ.РФ в части внесения отчета Министерства о результатах рассмотрения обращений граждан, адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых по ним мерам.

3.1.9. Учет поступивших обращений граждан и отчетность о них.

3.1.10. Учет и регистрацию приказов и распоряжений Министерства, поручений Министра, протоколов совещаний, проводимых Министром, постановлений коллегии Министерства, документов, поступающих в адрес Министра, Министерства, заместителей Министра, директора Департамента, обращений граждан, адресованных заместителям Министра, исходящих документов за подписью Министра, заместителей Министра и директора Департамента, за исключением международной корреспонденции.

3.1.11. Подготовку проектов актов Министерства о рассмотрении обращений граждан.

3.1.12. Подготовку предложений о совершенствовании ОСЭД Министерства.

3.1.13. Работу по организации и ведению специального (конфиденциального) делопроизводства, организацию учета и хранения документов с грифом "Для служебного пользования".

3.1.14. Проведение фотосъемок мероприятий с участием руководства Министерства.

3.1.15. Подготовку информационных материалов во взаимодействии со структурными подразделениями Министерства, а также федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерств, в том числе анонсов, пресс-релизов, справок к мероприятиям, проводимым Министерством, федеральной службой и федеральными агентствами, а также рассылку подготовленной информации.

3.1.16. Подготовку графика приема граждан уполномоченными лицами Министерства, федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, для размещения на официальном сайте Министерства.

3.1.17. Подготовку поздравительных телеграмм от имени Министра руководителям федеральных и региональных органов государственной власти, организаций транспорта по случаю дня рождения.

3.1.18. Подготовку оперативных совещаний у Министра.

3.1.19. Формирование программ рабочих поездок Министра на выездные мероприятия, подготовку соответствующих материалов.

3.1.20. Подготовку, организацию визитов и сопровождение Министра в служебных командировках в субъекты Российской Федерации.

3.1.21. Взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации в ходе подготовки и проведения мероприятий с участием Министра.

3.1.22. Представление на согласование Министру формата мероприятий с его участием.

3.1.23. Внесение предложений о методическом, финансовом и материально-техническом обеспечении, разработку предварительных смет расходов и концепций проведения протокольных мероприятий.

3.1.24. Подготовку и организационно-техническое обеспечение совещаний (видеоконференций, оперативных и селекторных совещаний), проводимых Министром.

3.1.25. Внутренний финансовый контроль в отношении внутренних бюджетных процедур в части компетенции Департамента, формирование (составление), ведение, учет и хранение соответствующих документов.

3.1.26. Взаимодействие с приемными заместителей Министра в части подготовки ежедневного плана основных мероприятий с участием руководства Министерства.

3.1.27. Еженедельную подготовку и представление в Департамент протокола Правительства Российской Федерации информации о запланированных мероприятиях с участием руководства Министерства.

3.1.28. Ежемесячную подготовку и представление курирующему заместителю Председателя Правительства Российской Федерации информации о мероприятиях на следующий месяц, в которых целесообразно участие Председателя Правительства Российской Федерации.

3.1.29. Представление от имени Департамента структурным подразделениям Министерства разъяснений по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, а также запрос у них необходимой информации и документов.

3.1.30. Подготовку плана основных мероприятий руководства Министерства.

3.2. Обеспечивает:

3.2.1. Сохранность печати Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печати с наименованием Департамента и воспроизведение их оттисков по целевому назначению.

3.2.2. Своевременную регистрацию обращений граждан, а также направление обращений граждан для рассмотрения в соответствующие федеральные органы государственной власти, иные государственные органы, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и (или) органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращениях.

3.2.3. Ежедневное наполнение данными закрытого информационного ресурса в информационно-коммуникационной сети "Интернет" по адресу ССТУ.РФ в части внесения отчета Министерства о результатах рассмотрения обращений граждан, адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых по ним мерах.

3.2.4. Участие представителей средств массовой информации в мероприятиях, проводимых руководством Министерства, структурными подразделениями Министерства, федеральной службой и федеральными агентствами, находящимися в ведении Министерства.

3.2.5. Оперативную подготовку разъяснений, комментариев средствам массовой информации о событиях, связанных с деятельностью Министерства, федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства.

3.2.6. Информационное наполнение сайта Министерства в информационно-коммуникационной сети "Интернет".

3.2.7. Учет и контроль полученных подарков лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации, в связи с протокольными мероприятиями.

3.2.8. Подготовку материалов для Министра к оперативным совещаниям.

3.2.9. Защиту сведений, составляющих государственную тайну, в пределах своей компетенции.

3.2.10. Своевременное исполнение поручений Министра и его заместителей.

3.2.11. Рассмотрение в установленный срок обращений федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, комитетов и комиссий Государственной Думы и Совета Федерации, граждан и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.

3.2.12. Подготовку ответов на входящую корреспонденцию в соответствии с резолюциями руководства Департамента и Министерства.

3.2.13. Подготовку справочных и иных материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, в целях обеспечения участия должностных лиц Министерства в работе комиссий, в совещаниях, семинарах и иных мероприятиях.

3.2.14. Подготовку предложений в план деятельности Министерства.

3.2.15. Проведение мероприятий по исполнению комплекса мер антимонопольного комплаенса в порядке, установленном нормативным актом Министерства.

3.3. Организовывает:

3.3.1. Изготовление, учет, уничтожение, выдачу структурным подразделениям Министерства бланков Министерства с Государственным гербом Российской Федерации.

3.3.2. Первичное рассмотрение и регистрацию индивидуальных и коллективных обращений граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц (предложений, заявлений и жалоб), поступивших на имя Министра и в Министерство (без указания должностного лица) в устной и письменной формах, в виде электронного документа с использованием сети "Интернет", а также переадресованных государственными органами и органами местного самоуправления в Министерство по компетенции.

3.3.3. Направление обращений граждан в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входят решения поставленных в обращениях вопросов, с уведомлением граждан о переадресации их обращений.

3.3.4. Проведение брифингов и пресс-конференций руководства Министерства.

3.3.5. Выпуск приветственных и поздравительных адресов Министра и заместителей Министра.

3.3.6. Деятельность Министра по личному приему граждан.

3.3.7. Работу по подготовке плана основных мероприятий с участием руководства Министерства.

3.3.8. Проведение совещаний, семинаров и иных мероприятий по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.

3.4. Принимает участие:

3.4.1. В организации сопровождения программного и информационного обеспечения ОСЭД, в совершенствовании информационно-технологической базы.

3.4.2. В проверках федеральной службы, федеральных агентств и организаций, находящихся в ведении Министерства.

3.4.3. В разработке регламентов, инструкции по делопроизводству, других ненормативных актов Министерства.

3.4.4. В разработке основных направлений и приоритетов государственной политики, программ и стратегий транспортного развития Российской Федерации на среднесрочную и долгосрочную перспективу, других программных документов Правительства Российской Федерации в сфере транспорта, в подготовке планов и показателей деятельности Министерства, в подготовке отчетов о выполнении программных документов, планов, показателей и докладов о результатах деятельности Министерства.

3.4.5. В деятельности рабочих групп, в совещаниях и иных мероприятиях по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, в том числе по поручению Министра или его заместителей.

3.4.6. В мобилизационной подготовке Министерства.

3.5. Рассматривает проекты актов федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, иных государственных органов при их поступлении в установленном порядке по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.

3.6. Запрашивает в установленном порядке информацию, справки и другие документы, необходимые для выполнения возложенных на Департамент функций, у подведомственных Министерству организаций, федеральной службы и федеральных агентств, а также у органов и организаций, подведомственных указанным федеральной службе и федеральным агентствам.

3.7. Осуществляет иные функции в соответствии с решениями Министра и заместителей Министра.