V. Порядок направления ответа на обращение

77. Отправка исходящих документов по обращениям граждан осуществляется:

а) с использованием электронных видов отправки в автоматическом режиме в СЭД МТ посредством:

почтового ящика Министерства noreply@mintrud.gov.ru (отправка по электронной почте);

системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО);

б) почтовой связью.

Одновременно с отправкой ответа гражданину в СЭД МТ формируется уведомление, в котором содержатся дата, вид отправки и результат отправки.

Дата исполнения обращения проставляется автоматически в соответствующие поля каждой входящей и исходящей РКК.

78. Отправка ответов на обращения, взятые на особый контроль, производится должностными лицами Отдела по работе с обращениями граждан всеми видами отправки.

Отправка ответов на обращения граждан в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации осуществляется с использованием МЭДО, в исключительных случаях - фельдъегерской связью.

79. Отправка ответов на обращения, не взятые на особый контроль, производится должностными лицами структурных подразделений Министерства.

80. Ответ гражданину, направляемый по электронной почте, сформированный после подписания электронного документа, корректного формирования его реквизитов и другие исходящие письма по обращениям граждан в форме электронного документа, направляются ответственными за делопроизводство или исполнителями в структурных подразделениях Министерства по электронным адресам получателей, а также автоматически поступают в электронный кабинет Отдела по работе с обращениями граждан для контроля отражения в СЭД МТ факта отправки.

81. В случае, если обращение гражданина направляется в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, подключенных к МЭДО, и в адрес гражданина, ответственные за делопроизводство или исполнители в структурных подразделениях Министерства направляют такие документы соответствующими способами.

82. При необходимости направления ответа гражданину на бумажном носителе ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства формируют комплект исходящих ответов гражданину на отправку, создав в СЭД МТ электронную форму реестра ответов гражданину (далее - реестр) путем считывания штрих-кодов с помощью ручного штрих-сканера или внося в СЭД МТ номера исходящих РКК. Информация о дате формирования реестра в автоматическом режиме размещается в соответствующих полях РКК.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства в день получения подписанных собственноручно документов проставляют в ответах гражданину на бумажном носителе исходящую дату и формируют реестр (исходящая дата должна совпадать с датой реестра и датой подписания исходящего письма).

83. Перед передачей ответов гражданам на бумажном носителе на отправку ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства проверяют наличие подписей, виз, приложений к ответу, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера.

84. Реестр распечатывается и прикладывается к сформированному комплекту ответов гражданам на бумажном носителе для передачи в Отдел по работе с обращениями граждан.

85. Должностное лицо Отдела по работе с обращениями граждан принимает сформированный комплект ответов гражданам на бумажном носителе, проверяет их соответствие реестру с помощью ручного штрих-сканера или внося в СЭД МТ номера исходящих РКК. При проверке дата принятия реестра (закрытия возможности редактирования в СЭД МТ) проставляется автоматически в соответствующие поля каждой РКК, входящей в состав реестра.

86. В случае отсутствия указанного в реестре ответа гражданину на бумажном носителе в представленных на отправку ответах гражданам, должностное лицо Отдела по работе с обращениями граждан уведомляет о данном факте структурное подразделение Министерства, из которого поступил данный комплект ответов.

87. Должностное лицо Отдела по работе с обращениями граждан передает комплект ответов гражданам на бумажном носителе, подписанных собственноручно, в группу сканирования, работники которой выполняют потоковое сканирование документов, в момент считывания штрих-кода происходит прикрепление образа документа к соответствующей РКК.

88. После прикрепления образов ответов гражданам, направляемых на бумажном носителе, к соответствующей РКК и возврата ответов гражданам из группы сканирования в Отделе по работе с обращениями граждан его должностными лицами производится их сортировка для:

передачи в Общий отдел для отправки адресатам;

отправки ответов гражданам по электронной почте в случаях, когда в обращении гражданином указан электронный адрес для направления ему ответа в электронной форме.

89. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства ежедневно проверяют корректность отправки исходящих ответов гражданам в СЭД МТ. Мониторинг доставки исходящих электронных документов по обращениям граждан, направленных с использованием почтового ящика Министерства noreply@mintrud.gov.ru, осуществляется Департаментом информационных технологий Министерства, посредством МЭДО - исполнителями в структурных подразделениях Министерства с использованием функционала СЭД МТ.