I. Общие положения

1. Регистры бухгалтерского учета, иные документы бухгалтерского учета, применяемые уполномоченными организациями <1> для ведения централизованного бухгалтерского учета, по которым нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бюджетного учета, не предусмотрены обязательные для их оформления формы унифицированных документов, применяются Федеральным казначейством как уполномоченным органом <1> в соответствии с формами, установленными документами единой учетной политики при централизации учета.

--------------------------------

<1> Пункт 1 общих требований к передаче Федеральному казначейству, финансовому органу субъекта Российской Федерации, финансовому органу муниципального образования полномочий соответственно федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местной администрации (их территориальных органов, подведомственных казенных учреждений) по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению, по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, консолидированной отчетности бюджетных и автономных учреждений, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2019 г. N 1890.

2. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык, осуществляемый сотрудником субъекта централизованного учета, либо сторонним специалистом, привлеченным субъектом централизованного учета на договорной основе, либо самостоятельно лицом, предоставившим документ.

3. В случае отсутствия организационно-технической возможности формирования субъектом централизованного учета электронного документа, скан-копия первичного учетного документа, содержащего собственноручные подписи (сформированного на бумажном носителе), представляется уполномоченной организацией средствами государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" <2> (далее - ГИИС "Электронный бюджет"), подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, лицом, ответственным за формирование и (или) оформление факта хозяйственной жизни таким документом и (или) передачу такой скан-копии.

--------------------------------

<2> Постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 2015 г. N 658 "О государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами "Электронный бюджет".

Передача оригиналов первичных учетных документов между субъектом централизованного учета и уполномоченной организацией осуществляется с оформлением Реестра сдачи документов (код формы по ОКУД 0504053) <3> с приложением первичных документов (без передачи скан-копий первичных учетных документов). Реестр сдачи документов (код формы по ОКУД 0504053) оформляется ответственными лицами субъекта централизованного учета и представляется в уполномоченную организацию в двух экземплярах в сроки, установленные графиком документооборота при централизации учета <4>.

--------------------------------

<3> Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37519) с изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 16 ноября 2016 г. N 209н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 декабря 2016 г., регистрационный N 44741), от 17 ноября 2017 г. N 194н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 18 декабря 2017 г., регистрационный N 49282), от 15 июня 2020 г. N 103н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 сентября 2020 г., регистрационный N 59882) (далее - приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н).

<4> Подпункт "е" пункта 14 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 декабря 2016 г. N 256н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 апреля 2017 г., регистрационный N 46517), с изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 10 июня 2019 г. N 94н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 4 июля 2019 г., регистрационный N 55140), от 30 июня 2020 г. N 130н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 сентября 2020 г., регистрационный N 59804), от 13 сентября 2023 г. N 143н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 18 октября 2023 г., регистрационный N 75627) (далее - приказ Министерства финансов Российской Федерации от 31 декабря 2016 г. N 256н).

4. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат регистрации в регистрах бухгалтерского учета датой подписания документов.

Операции, подтвержденные первичными учетными документами исполнителей государственных контрактов (поставщиков (подрядчиков) и (или) иными первичными учетными документами отчетного периода, поступившие в уполномоченную организацию по завершении отчетного периода, отражаются в бюджетном учете:

а) при условии соблюдения сроков, установленных графиком документооборота при централизации учета, - бухгалтерскими записями: последним днем отчетного периода;

б) при условии несоблюдения сроков, установленных графиком документооборота при централизации учета, - бухгалтерскими записями:

последним рабочим днем месяца, предшествующего месяцу поступления первичного учетного документа, - при условии поступления первичного учетного документа до даты формирования регистра бухгалтерского учета;

датой поступления документа - при условии поступления первичного учетного документа после даты формирования регистра бухгалтерского учета, но до завершения текущего финансового года;

последним рабочим днем отчетного года - при условии поступления первичного учетного документа после отчетного финансового года и до тридцать первого января (включительно) года, следующего за отчетным;

датой поступления документа с применением счетов по исправлению ошибок прошлых лет - при условии поступления первичного учетного документа после двадцать пятого января года, следующего за отчетным.

Отражение документов, при условии поступления первичного учетного документа по поставке товаров, работ (услуг), произведенных (выполненных (оказанных) до первого января года, следующего за отчетным, подписанных в текущем финансовом году до тридцать первого января (включительно) года, следующего за отчетным, осуществляется последним днем отчетного финансового года.

5. Формирование за соответствующий финансовый год электронной Кассовой книги (код формы по ОКУД 0504514) <2> (электронных листов Кассовой книги) осуществляется ежедневно начиная с даты, по состоянию на которую в кассе имеются наличные деньги и (или) денежные документы или в котором совершены операции с наличными деньгами и (или) денежными документами, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились, до конца отчетного года.

Формирование электронной Кассовой книги (код формы по ОКУД 0504514) осуществляется отдельно по видам валют.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (код формы по ОКУД 0504093) <2> открывается в форме электронного документа на финансовый год. Закрытие Журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (код формы по ОКУД 0504093) осуществляется по завершении отчетного финансового года и подписывается уполномоченным лицом уполномоченной организации электронной цифровой подписью.

В случае если по Приходному кассовому ордеру (код формы по ОКУД 0310001) <2> или Расходному кассовому ордеру (код формы по ОКУД 0310002) <2>, зарегистрированному в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (код формы по ОКУД 0504093) в статусе "подписан", кассовая операция не проведена в течение трех рабочих дней, такой кассовый ордер аннулируется (переводится в статус "аннулирован").

Принятие обязательств на выдачу подотчетному лицу субъекта централизованного учета денежных документов отражается в бюджетном учете в зависимости от характера производимых расходов, оплачиваемых денежными документами, согласно Решению о командировании на территории Российской Федерации (код формы по ОКУД 0504512) <2>, Решению о командировании на территорию иностранного государства (код формы по ОКУД 0504515) <2>, Заявки-обоснования закупки товаров, работ услуг малого объема через подотчетное лицо (код формы по ОКУД 0510521) <2>, утвержденных руководителем субъекта централизованного учета (уполномоченным им лицом).

В случае выдачи денежных средств под отчет для направления гражданского служащего в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации при заполнении раздела 1 "Авансовый отчет" Отчета о расходах подотчетного лица (код формы по ОКУД 0504520) <2> размер денежных средств определяется по курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату выдачи денежных средств под отчет. В случае превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом размер компенсации произведенных расходов определяется в рублях по курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату утверждения Отчета о расходах подотчетного лица (код формы по ОКУД 0504520).

6. Формирование в целях подписания регистров бухгалтерского учета и составления отчетности, в том числе Главной книги (код формы по ОКУД 0504072) <2>, осуществляется уполномоченной организацией в следующие сроки:

а) не позднее, чем за 2 (два) рабочих дня до даты представления отчетности, но не позднее пятнадцатого февраля года, следующего за отчетным;

б) не позднее, чем за 2 (два) рабочих дня до даты представления квартальной отчетности;

в) при условии отсутствия обязательности представления отчетности - по истечении месяца, не позднее пятнадцатого числа месяца, следующего за отчетным, по которому формируются регистры.

Отражение фактов хозяйственной жизни по первичным учетным документам, поступившим после формирования регистров бухгалтерского учета, но до установленного предельного срока для формирования регистров бухгалтерского учета, осуществляется в том периоде, к которому они относятся. Регистры бухгалтерского учета при этом подлежат повторному формированию в связи с внесенными изменениями.

Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется в форме электронного документа (регистра) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии со следующей нумерацией и детализацией регистров бухгалтерского учета:

N 1 Журнал операций по счету "Касса";

N 2 Журнал операций с безналичными денежными средствами;

N 3 Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

N 4 Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

N 5 Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

N 6 Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям;

N 7 Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

N 8 Журнал по прочим операциям;

N 8-ош Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет;

N 8-мо Журнал операций межотчетного периода.

7. Регистры бухгалтерского учета, в том числе Главная книга (код формы по ОКУД 0504072), формируются отдельно по каждому субъекту централизованного учета и по каждому бюджету бюджетной системы Российской Федерации:

а) формирование Журналов операций (код формы по ОКУД 0504071) <2>, за исключением Журнала операций по забалансовому счету (код формы по ОКУД 0509213) <5>, и Главной книги (код формы по ОКУД 0504072) субъектов централизованного учета по федеральному бюджету осуществляется ежемесячно;

--------------------------------

<5> Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июня 2021 г., регистрационный N 63995) с изменениями, внесенными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 30 сентября 2021 г. N 142н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 декабря 2021 г., регистрационный N 66214), от 28 июня 2022 г. N 100н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 августа 2022 г., регистрационный N 69510), от 7 ноября 2022 г. N 157н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13 декабря 2022 г., регистрационный N 71477), от 30 октября 2023 г. N 174н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 декабря 2023 г., регистрационный N 76491).

б) формирование Журнала операций по забалансовому счету (код формы по ОКУД 0509213) осуществляется ежегодно. Формирование Журнала операций по исправлению ошибок прошлых лет по забалансовому учету (код формы по ОКУД 05009213) осуществляется за тот период, в котором отражена операция по исправлению ошибок прошлых лет по забалансовому счету;

в) формирование Главной книги (код формы по ОКУД 0504072) субъектов централизованного учета, реализующих бюджетные полномочия администратора доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, отличных от федерального бюджета, осуществляется ежемесячно.

Формирование иных регистров бухгалтерского учета осуществляется в форме электронных документов, записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции, закрытие осуществляется по завершении отчетного финансового года и подписывается уполномоченным лицом уполномоченной организации усиленной квалифицированной электронной подписью.

Дополнительно формирование Карточки капитальных вложений (код формы по ОКУД 0509211) <4>, Карточки учета права пользования нефинансовым активом (код формы по ОКУД 0509214) <4>, Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (код формы по ОКУД 0509215) <4> и Инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (код формы по ОКУД 0509216) <4> осуществляется при выбытии объектов и по требованию.

8. При смене главного бухгалтера - руководителя уполномоченной организации, иного должностного лица уполномоченной организации, на которое возложено выполнение централизуемых полномочий, передача данных бухгалтерского учета субъекта централизованного учета осуществляется в электронном виде по акту приема-передачи показателей бюджетного учета, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью передающего и принимающего лица.

По запросу субъекта централизованного учета в связи со сменой руководителя субъекта централизованного учета, уполномоченная организация формирует акт приема-передачи показателей бюджетного учета в электронном виде, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью передающего и принимающего лица.

9. Формирование копий регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, сформированных в форме электронных документов, на бумажном носителе осуществляется в случае отсутствия возможности их хранения в виде электронных документов и (или) необходимости обеспечения хранения таких документов на бумажном носителе по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) и после сдачи отчетности по запросу субъекта централизованного учета.

В уполномоченных организациях копия электронного документа на бумажном носителе формируется лицом, ответственным за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой копии (далее - Исполнитель), заверяется оттиском штампа "Копия документа верна" (или собственноручной записью с текстом) и собственноручной подписью Исполнителя (с расшифровкой) с отражением занимаемой должности.

10. Уполномоченные организации обеспечивают хранение представленных (сформированных) первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" <6>.

--------------------------------

<6> Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449) (далее - Приказ N 236).

Хранение сформированных в ГИИС "Электронный бюджет" в форме электронных документов первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и иных документов бухгалтерского учета, сроки хранения которых в соответствии с Приказом N 236 составляют 5 (пять) и менее лет, а также скан-копий первичных (сводных) учетных документов осуществляется средствами ГИИС "Электронный бюджет" не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.