VI. Учет музейных предметов

6.1. Учет музейных предметов включает комплекс мер, обеспечивающих идентификацию и предметно-количественный учет музейных предметов, регистрацию в специальной учетной документации (далее - учетная документация) в целях идентификации, организации оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

6.2. Музейные предметы, в том числе включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, независимо от того, в чьей собственности или во владении они находятся, подлежат государственному учету в соответствии со статьей 6 Федерального закона N 54-ФЗ.

При осуществлении государственного учета в целях включения музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации реализуются процедуры первичного учета и централизованного учета.

Первичный учет осуществляется государственными и муниципальными музеями и организациями в соответствии с частями девятой - тринадцатой статьи 6 Федерального закона N 54-ФЗ.

Первичный учет музейных предметов, находящихся в негосударственной (кроме муниципальной) собственности, осуществляется в порядке, установленном Положением о Музейном фонде Российской Федерации.

6.3. Отражение музейных предметов на балансе музея не допускается <5>.

--------------------------------

<5> Статья 7 Федерального закона N 54-ФЗ.

6.4. Не допускается хранение и использование музейных предметов, не принятых на постоянное хранение или во временное пользование.

6.5. Учет музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации и содержащих в своем составе драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, осуществляется в соответствии с Правилами организации учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации и содержащих в своем составе драгоценные металлы и драгоценные камни, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 4 августа 2022 г. N 1322 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 августа 2022 г., регистрационный N 69637; срок действия данного приказа ограничен до 1 марта 2029 г.) (далее - Правила N 1322).

6.6. Учет оружия осуществляется в соответствии с Правилами приобретения, коллекционирования, экспонирования, учета, хранения, перевозки и транспортирования оружия, имеющего культурную ценность, государственными и муниципальными музеям, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 05.06.2020 N 827 <6>.

--------------------------------

<6> Собрание законодательства Российской Федерации, 15.06.2020, N 24, ст. 3793.

6.7. Предметы оружия подлежат регистрации в книге специального учета оружия (форма приведена в Приложении N 3 к Единым правилам).

6.8. При наличии в музее АМС учетные документы создаются посредством АМС на основании вносимых в нее данных, распечатываются и оформляются на бумажном носителе.

6.9. К основным учетным документам относятся:

ГИК, в которую вносятся сведения о музейных предметах и музейных коллекциях с целью осуществления их первичной регистрации. Порядковый номер записи в ГИК является неотъемлемым учетным обозначением музейного предмета;

коллекционная (попредметная) опись музейных коллекций ГИК и КП иных фондов. Титульный лист коллекционной (попредметной) описи содержит следующую информацию: наименование документа; дата составления описи, учетный номер музейной коллекции по ГИК или КП иного фонда (с указанием диапазона номеров), количество предметов в описи; способ и источник поступления музейной коллекции, даты и номера протокола ЭФЗК, договора, являющегося основанием постоянного хранения музейных предметов, акта ПХ, приказа руководителя, форма собственности музейных предметов, стоимость (при закупке). Коллекционная (попредметная) опись оформляется в виде таблицы и содержит следующую информацию: порядковый номер музейного предмета в описи, N ГК, учетный номер по инвентарной книге, учетные номера по книгам специального учета (при наличии), наименование музейного предмета, атрибутивные признаки (автор, дата, место происхождения (создания), надписи, подписи, клейма и другое) и краткое описание музейного предмета; материалы, техники изготовления музейного предмета; размеры, объем (для сыпучих образцов), массы (для ДМДК) музейного предмета с указанием единиц измерения; состояние сохранности музейного предмета на дату приема на постоянное хранение; стоимость (в случае закупки), сведения о проведенных экспертизах драгоценных металлов и драгоценных камней (при наличии), экспертное заключение государственной экспертизы оружия (при наличии) с указанием дат и номеров документов, категория (1, 2, 3); примечание;

инвентарные книги по видам материалов или коллекциям, либо архивные описи, приравненные к инвентарным книгам. Инвентарные книги включают в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, автор, школа, время и место создания, описание предмета (надписи, подписи, клейма, марки), материалы, техника, размеры, сохранность, источник и способ поступления (цена), номера по ГИК, по книгам специального учета, номер централизованного государственного учета, старые номера, примечания (при наличии);

КСУ ДМДК ведутся в соответствии с Правилами N 1322. Состав сведений, вносимых в КСУ ДМДК, установлен Правилами N 1322;

--------------------------------

<7> Сноска исключена с 1 марта 2025 года. - Приказ Минкультуры России от 29.08.2024 N 1648.

книга специального учета оружия;

книга специального учета "Государственная коллекция уникальных музыкальных инструментов Российской Федераций" с шифром "ГКМИ" <8>;

--------------------------------

<8> Пункт 1.3 Положения о государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 08.08.2019 N 1128 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27.12.2019, регистрационный N 57015).

книга поступлений экспериментального фонда, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, автор, школа, время и место создания, описание предмета (надписи, подписи, клейма, марки), количество предметов, материал/техника, размеры, источник и способ поступления (цена), номера по инвентарным книгам, старые номера, примечания (при наличии);

книга поступлений научно-вспомогательного фонда, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, автор, школа, время и место создания, описание предмета (надписи, подписи, клейма, марки), количество предметов, материал/техника, размеры, источник и способ поступления (цена), номера по инвентарным книгам, старые номера, примечания (при наличии);

акт ПХ включает в себя следующую информацию: наименование документа; номер и дата акта; фамилия, имя, отчество (при наличии), должность представителя музея, фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника музейного предмета или уполномоченного им лица; форма передачи (закупка, пожертвование, дарение, безвозмездная передача); перечень музейных предметов. В перечне музейных предметов в отношении каждого музейного предмета указываются название, атрибутивные признаки (автор, дата, место происхождения (создания), надписи, подписи, клейма, марки и другое), материалы, техники изготовления, размеры, краткое описание, сохранность на дату приема на постоянное хранение;

акт межмузейной передачи музейных предметов на постоянное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей передающего музея; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей принимающего музея; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка);

акт приема-передачи музейных предметов на ответственное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, передающего музейные предметы; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, принимающего музейные предметы; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка); с указанием актов приема предыдущим хранителем;

акт исключения (списания) музейных предметов из учетной документации, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; название музея; количество списываемых предметов; причина списания; основание для списания (номер и дата приказа);

реставрационный паспорт музейного предмета, содержание которого определено пунктом 41.11. Единых правил;

книга поступлений фонда сырьевых материалов, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, краткое наименование материала, количество предметов, источник поступления (акт ПП, протокол ЭФЗК), переведено в основной фонд (номер), переведено в научно-вспомогательный фонд (номер), старые номера, примечания (при наличии);

книга поступлений предметов, принятых на временное хранение, которая включает в себя следующую информацию: номер по порядку, дата регистрации предмета в книге, краткое наименование и описание предмета, сохранность, количество составных частей, откуда и для Каких целей поступил, акт ВХ ЭФЗК. ответственный хранитель, сроки использования, номер и дата акта возврата, примечания (при наличии);

акт приема-передачи предметов на временное хранение для проведения экспертизы предметов для представления на ЭФЗК музея (далее - акт ВХ ЭФЗК), который включает в себя следующую информацию: наименование документа; номер и дата акта; фамилия, имя, отчество (при наличии), должность представителя музея, фамилия, имя, отчество (при наличии) владельца (собственника) предмета; перечень предметов. В перечне предметов в отношении каждого предмета указываются следующие сведения: название предмета, атрибутивные признаки (автор, дата, место происхождения (создания), надписи, подписи, клейма, марки и другое), материалы, техники изготовления, размеры, краткое описание, сохранность на дату приема на постоянное хранение;

акт приема-передачи музейных предметов на временное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность представителей передающего музея; фамилия, имя, отечество (при наличии) должность представителя принимающего музея/организации; цель и срок использования музейного предмета; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры;

акт возврата предметов, находившихся на временном хранении, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии) владельца/название организации - владельца; фамилия, имя, отечество (при наличии) должность представителя музея возвращающего предмет; номер и дата акта приема предмета на временное хранение; краткая характеристика возвращаемого предмета/ов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, описание, материал, техника, сохранность;

внутримузейный акт приема-передачи музейных предметов на временное хранение, который включает в себя следующую информацию: номер и дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, передающего музейные предметы; фамилия, имя, отечество (при наличии), должность хранителя, принимающего музейные предметы; краткая характеристика принимаемых предметов: автор (при наличии), наименование, краткое описание предмета, учетные обозначения (инвентарные номера), описание, материал, техника, размеры и сохранность (с приложением списка);

журналы (книги) регистрации всех видов учетной документации, которые включают в себя следующую информацию: порядковый номер в списке; номер и дата акта (книги); краткое содержание акта, общее количество предметов, куда (кому) передаются предметы, фамилия, имя, отечество (при наличии), должность лица, принявшего предметы; место хранения акта (книги);

книга поступлений фонда массовых археологических предметов;

книга специального учета перемещенных культурных ценностей, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации (далее - КСУ перемещенных культурных ценностей), состав вносимых сведений в которую установлен пунктом 56.3 Единых правил;

акты проверки фактического наличия и физической сохранности музейных предметов и сверки сведений о музейных предметах, внесенных в Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации, со сведениями, содержащимися в учетной документации, связанной с этими музейными предметами.

6.10. К научно-справочной документации относятся:

паспорт музейного предмета, который включает в себя следующую информацию: наименование музея, название и шифр структурного подразделение музея, осуществляющего функции учета музейных предметов, (при наличии), фамилия, имя, отечество (при наличии) ответственного хранителя, учетные данные: номер по ГИК, номер по инвентарной книге, N по специальной инвентарной книге; источник поступления, акт постоянного пользования, акт ответственного хранения; номер по Государственному каталогу Музейного фонда Российской Федерации <9> (далее - Государственный каталог); старые учетные номера; изображение предмета (фото, слайд, сканирование); сведения об авторе (мастере, школе); страна создания; датировка; название художественного произведения, предметное слово; развернутое описание предмета и его основных признаков: сюжет, композиция, художественный стиль, форма, цвет, устройство, покрой, украшения, пометы, надписи, печати, штампы, знаки и другие внешние особенности;

--------------------------------

<9> Положение о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, утвержденное приказом Министерства культуры Российской Федерации от 01.12.2017 N 2012 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации, 08.11.2018, регистрационный N 52642) (далее - Положение о Государственном каталоге).

полевая опись материалов, полученных в результате историко-бытовых, этнографических и естественнонаучных экспедиций, которая включает в себя следующую информацию: порядковые номера по описи, наименование и краткое описание материалов, количество, сохранность материалов, место находки (сбора, бытования); фамилия, имя, отечество (при наличии) и должность руководителя экспедиции и/или источник приобретения материалов (фамилия, имя, отечество (при наличии), адрес и паспортные данные); способ приобретения; примечания (при наличии);

топографическая опись фондохранилища и экспозиции (выставки), которая включает в себя следующую информацию: название фондохранилища; номера витрины, стенда, стеллажа, шкафа, полки, папки; список предметов - порядковые номера в списке, наименование музейного предмета, учетные обозначения, для каких целей и кому выдан, дата возвращения, примечания (при наличии);

каталоги, описи, картотеки и иные документы, используемые для получения оперативной информации о музейных предметах;

справка о результатах проведенных археологических полевых работ, требования к содержанию которой установлены пунктом 55.3 Единых правил;

передаточная опись индивидуальных археологических предметов и (или) передаточная опись массовых археологических предметов, требования к содержанию которых установлены пунктом 55.4 Единых правил.

6.11. Музеи могут вести следующие виды картотек:

учетную (генеральную), содержащую информацию о музейных предметах в порядке регистрации их в книгах поступлений;

инвентарную, содержащую информацию о музейных предметах в порядке их регистрации в инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах;

топографическую, содержащую информацию о местах хранения музейных предметов;

картотеку сохранности, содержащую информацию о физическом состоянии сохранности каждого музейного предмета на момент поступления его в музей и дальнейших изменениях сохранности, включая сведения о реставрации, консервации и профилактике;

систематическую, состоящую из авторской, именной, предметной, хронологической, по историческим периодам, географическим районам, промышленным производствам, видам археологических предметов или археологическим культурам.

6.12. Ведение картотек может производиться как в рукописном, так и электронном виде при наличии в музее БД, содержащей данные о музейных предметах по учетной документации, результатам их научного изучения, реставрации и использования.

6.13. Для предметов естественнонаучных коллекций допускается ведение инвентарных книг по форме, определяемой Внутрймузейными правилами.

6.14. С учетом особенностей своего собрания музей на основании требований к содержанию документов, указанных в Единых правилах, и в соответствии с Внутрймузейными правилами ведет свою учетную документацию.

6.15. Оформление учетных документов может производиться в рукописном, печатном или электронном виде (с обязательной последующей распечаткой).

Информация на электронном носителе должна быть идентична информации на бумажном носителе.

Порядок перенесения электронной информации на бумажный носитель, хранения распечатанной информации до брошюровки, а также объем сброшюрованных учетных документов (не менее 100 листов и не более 300 листов в томе) определяется Внутрймузейными правилами.

6.16. ГИК, КП иных фондов и инвентарные книги фондовых коллекций ведутся в рукописном виде, в форме электронного документа или формируются в АМС с их обязательной последующей распечаткой (далее - печатные тома ГИК и инвентарных книг).

ГИК, в которой регистрируются музейные предметы, содержащие в своем составе ДМДК, ведется в рукописном виде или в форме электронного документа в соответствии с требованиями пункта 39 Правил N 1322.

В случае отсутствия в музее до вступления в силу настоящего приказа ГИК и осуществлении учета музейных предметов основного фонда только в инвентарных книгах фондовых коллекций, первичный государственный учет в отношении музейных предметов может быть осуществлен по разрешению Министерства культуры Российской Федерации путем формирования тома ГИК в АМС с последующей единовременной его распечаткой.

6.17. Рукописные тома ГИК и инвентарных книг до их заполнения должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписями руководителя, главного хранителя, скреплены печатью музея (при наличии), утверждены и скреплены печатью учредителя (при наличии).

6.18. Печатные тома ГИК и инвентарных книг ведутся при условии наличия АМС.

6.19. В конце каждого печатного тома ГИК и инвентарной книги делается итоговая запись с указанием количества листов в данном томе.

6.20. Каждый сформированный печатный том ГИК и инвентарной книги должен быть прошнурован, заверен подписями главного хранителя и руководителя музея, утвержден и скреплен печатью его учредителя (при наличии) после брошюровки.

Заверительная запись к тому ГИК, КП иного фонда, инвентарной книге фондовой коллекции, книге специального учета должна содержать сведения о количестве прошнурованных, пронумерованных и опечатанных листов с указанием диапазона номеров пронумерованных листов, пропущенных и литерных номеров листов (при наличии).

6.21. Акты выдачи музейных предметов на постоянное и временное хранение за пределы музея, акты приема музейных предметов на временное хранение в музей составляются не менее, чем в двух экземплярах, подписываются лицами, принявшими и сдавшими предметы, визируются или подписываются главным хранителем, утверждаются руководителем, скрепляются печатью музея (при наличии) и регистрируются в книге регистрации актов. Все подписи на актах должны быть расшифрованы. Внутримузейные акты (акты приема на ответственное хранение, передачи на реставрацию) утверждаются главным хранителем. В случае, если главный хранитель фондов является ответственным хранителем включенных в акт музейных предметов, акт утверждается руководителем музея.

Способ нумерации актов (валовый или ежегодный) определяется Внутримузейными правилами.

В январе года, следующего за отчетным календарным годом, листы актов за предыдущий календарный год вместе с приложениями нумеруются постранично, брошюруются, к ним составляется опись. Опись актов содержит следующую информацию: номер и дата акта, краткое содержание акта, номера страниц.

На каждый вид учетных документов (ГИК, КП иных фондов, инвентарные книги фондовых коллекций, книги специального учета) (далее - книги учета) составляется опись, содержащая следующую информацию: дата регистрации документа (книги), номер тома, шифр, количество листов в томе, количество зарегистрированных предметов, количество исключенных предметов, фактическое количество, примечание.

Сведения о новых томах учетных книг вносятся в опись.

К каждому завершенному тому книг учета составляется акт, отражающий сведения об общем количестве музейных предметов, зарегистрированных в томе, об изменениях в объеме и составе музейных предметов, о пропущенных номерах и повторных записях (далее - заверительный акт).

Заверительный акт к тому книги учета составляется в двух экземплярах, один из которых вкладывается в том книги учета, а другой хранится в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов, в деле "Заверительные акты к книгам учета".

Заверительный акт к тому книги учета подписывается главным хранителем музея, заведующим структурным подразделением музея, осуществляющим функции учета музейных предметов, утверждается руководителем и скрепляются печатью музея (при наличии).

В случае внесения изменений в завершенные книги учета к заверительному акту составляется дополнение.

6.22. Все учетные документы ведутся аккуратно, без помарок и подчисток.

Изменения и исправления записей в них допускаются в случаях, связанных с изменениями или уточнениями в атрибуции предмета, его состоянии сохранности и дополнительных технико-технологических исследований, выявленными техническими ошибками (например, неправильное название материала, техники изготовления).

Несоответствие фактического состояния музейного предмета описанию в учетных документах фиксируется в акте, который регистрируется в структурном подразделении музея, осуществляющем функции учета музейных предметов, и утверждается протоколом ЭФЗК. Акт о несоответствии фактического состояния предмета Описанию в учетных документах содержит следующую информацию: номер и Дата акта; фамилия, имя, отечество (при наличии) хранителя; ссылка на номер и дату протокола ЭФЗК, на основании которого необходимо внести соответствующие исправления в учетную документацию; список предметов с уточненными данными: учетные номера предметов, краткие наименование и описание, материал/техника, размеры.

В случаях изменений в атрибуции предмета (авторство, школа, иконография, датировка), основаниями для внесения изменений в учетную документацию являются решения ЭФЗК музея, а для организаций и физических лиц, являющихся собственниками музейных предметов, включенных в состав негосударственной части Музейного фонда, - заключения экспертов.

6.23. Информация об изменениях и исправлениях в книгах учета производится структурным подразделением музея, осуществляющим функции учета музейных предметов, красными чернилами со ссылкой на акт о несоответствии фактического состояния музейного предмета описанию в учетных документах.

Особенности внесения изменений в КСУ ДМДК установлены Правилами N 1322.

6.24. ГИК специальные инвентарные книги подлежат страховому копированию (далее - страховые копии) на электронном носителе путем сканирования каждого листа тома, при этом копия каждого листа должна быть проверена на предмет ее качества (четкий перенос всех записей с оригинала, отсутствие обрезов краев листа, отдельных слов, отсутствие затемнений, препятствующих свободному прочтению записей).

6.25. Музеи должны обеспечить регулярное страховое копирование основной учетной документации.

6.26. Замена (переписка) ГИК, КП иных фондов, инвентарных книг фондовых коллекций, книг специального учета производится в исключительных случаях: ветхость, повреждение.

6.27. Замена (переписка) ГИК, книги поступлений ФМАП, инвентарных книг фондовых коллекций, книг специального учета, за исключением КСУ ДМДК, осуществляется по согласованию с Министерством культуры Российской Федерации.

К обращению музея прилагается протокол ЭФЗК музея или заключение специалистов (для юридических и физических лиц - собственников музейных предметов, включенных в негосударственную часть Музейного фонда) с обоснованием причины и способа замены старой книги основного учета (создание рукописного экземпляра, оцифровка, машинописный текст на бумажном носителе).

Замена КСУ ДМДК производится в соответствии с пунктами 96 - 101 Правил N 1322.

6.28. Замена книг поступлений научно-вспомогательного фонда производится на основании решения ЭФЗК музея по разрешению учредителя.

6.29. Замена (переписка) томов книги поступлений ФСМ и книги поступлений ЭФ производится на основании решения ЭФЗК по согласованию с учредителем.

6.30. В целях сохранения целостности изначальной информации и последовательности учетных обозначений музейных предметов при замене (переписке) производится перенос всех ранее исключенных номеров с указанием документа, являющегося основанием для исключения.

6.31. По окончании работы по замене (переписке) томов книг учета составляется акт погашения старых книг учета в 2 экземплярах, один из которых с протоколом ЭФЗК представляется:

в отношении ГИК, книги поступлений ФМАП, инвентарных книг фондовых коллекций, книг специального учета - в Министерство культуры Российской Федерации;

в отношении КП иных фондов, за исключением книги поступлений ФМАП, - учредителю музея.

6.32. Акт на погашение книги поступлений научно-вспомогательного фонда представляется на утверждение учредителю музея.

6.33. Акты погашения томов книги поступлений ФСМ и томов книги поступлений ЭФ утверждаются учредителем музея.

6.34. До утверждения актов на погашение действующими являются старые книги учета.

6.35. Переписанные (новые) книги учета вне зависимости от способа исполнения подлежат оформлению и утверждению в порядке, установленном пунктами 6.16 - 6.20, 6.22 Единых правил.

6.36. Структурное подразделение музея, осуществляющее функции учета музейных предметов, ведет учет всей учетной документации и обеспечивает ее сохранность.

6.37. Порядок организации хранения учетных документов определяется Внутримузейными правилами и может носить как централизованный, так и децентрализованный характер.

При централизованном хранении вся учетная документация хранится только в структурном подразделении музея и организации, осуществляющем учет документации.

Децентрализованное хранение предусматривает организацию хранения инвентарных книг, специальных инвентарных книг, паспортов музейных предметов в нескольких структурных подразделениях музея и организации, осуществляющих хранение учетной документации.

6.38. Не допускается выдача учетной документации исследователям, связанная с выносом учетных документов из места их постоянного хранения.

Сотрудники музея пользуются учетной документацией по служебной необходимости в присутствии сотрудников структурного подразделения музея и организации, осуществляющего учет документации или хранение учетной документации.

6.39. Вся учетная документация, в том числе погашенные книги учета, а также страховые копии основных учетных документов, выполненные на бумажном или электронном носителях, подлежат постоянному хранению в музее.