4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4.1. Отбор документов к уничтожению производится работниками службы делопроизводства Росавиации под руководством соответствующих заместителей руководителя и начальников Управлений Росавиации.

4.4.2. Уничтожению подлежат документы, у которых срок хранения, указанный в номенклатуре дел за соответствующий год, истек.

4.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 19) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно.

4.4.4. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Росавиации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения.

4.4.5. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Росавиации. Если в акте указаны дела нескольких управлений, то название каждого управления указывается перед группой заголовков дел этого управления.

4.4.6. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.

4.4.7. После утверждения руководителем Росавиации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).

Передача дел на переработку (утилизацию) сторонним организациям осуществляется по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

4.4.8. После уничтожения дел в номенклатуре дел Росавиации проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.