4.7. Протоколы

121. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

122. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

123. Протоколом оформляются решения, принятые на коллегиях ФСИН России, совещаниях под руководством директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях (приложение N 14 к Инструкции).

124. Протокол заседания (совещания) оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания работник) на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтами PT Astra Serif, XO Thames N 14.

125. Протокол имеет следующие реквизиты:

а) вид документа - ПРОТОКОЛ, слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

б) вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

в) место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание), выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер" протокола сплошной линией;

г) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом в соответствии с подпунктом "б" пункта 115 Инструкции и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания);

д) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии ФСИН России, протоколы совещаний у директора ФСИН России, протоколы совещаний у первого заместителя директора ФСИН России (заместителя директора ФСИН России), протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений, протоколы межведомственных совещаний и др.;

е) подпись

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

126. В ФСИН России протоколы могут издаваться в полной, а также в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст основной части протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

126.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании (совещании). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители других федеральных органов исполнительной власти, организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Абзац исключен. - Приказ ФСИН России от 28.08.2013 N 494.

Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы заседания (совещания) ФСИН России. Справки подписывают руководители структурных подразделений-исполнителей.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

126.2. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части в двух столбцах помещаются: слева - перечень должностей, справа - перечень фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в заседании (совещании).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря заседания (совещания), подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центрованно размером шрифта N 15 и подчеркиваются одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

126.3. Протоколы заседаний коллегии ФСИН России готовятся в срок, не превышающий 5 рабочих дней, а протоколы заседаний коллегии ФСИН России, на которых рассматривались итоги оперативно-служебной деятельности ФСИН России, - 10 рабочих дней, если председателем коллегии не установлен иной срок.

Решения, принятые на совещании у директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем и представляется директору ФСИН России, первому заместителю директора ФСИН России, заместителям директора ФСИН России, как правило, в течение суток после окончания совещания.

126.4. Протокол подписывают председательствующий на заседании (совещании) и секретарь, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел ФСИН России.

126.5. По решению председательствовавшего на заседании (совещании) секретарь тиражирует протоколы и/или оформляет выписки, а также сопроводительные письма и рассылает их первому заместителю директора ФСИН России, заместителям директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей, в структурные подразделения, заинтересованные органы государственной власти, организации.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку.

Выписка воспроизводит все реквизиты протокола, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя организации и Гербовой печатью.