4.4 Общие инструкции по проведению свидетельских оценок

4.4.1 По запросу ОС должен немедленно предоставить Росаккредитации полный и обновленный график подтвержденных и запланированных аудитов (даты, местоположение, состав группы аудиторов, вид и область аудита и т.д.), чтобы позволить Росаккредитации осуществить планирование или обновление программы для охвата всей области аккредитации.

4.4.2 Росаккредитация должна иметь политику для работы с отказами ОС (в том числе поступающими от клиентов ОС) в проведении свидетельской оценки, включая наложение санкций на ОС, если отсутствует надлежащее обоснование и одобрение отказа Росаккредитацией (например, допуск к закрытой информации) и (или) отказ препятствует охвату заявителя или области аккредитации. Если клиент ОС отказывает в проведении свидетельской оценки со стороны Росаккредитации, во избежание санкций ОС должен отозвать действующий аккредитованный сертификат.

4.4.3 В случае наложения санкций на ОС, которые приводят к отзыву сертификата, другие известные органы по аккредитации и все владельцы схем, которые могут быть затронуты, должны получить соответствующее уведомление, если их идентификационная информация является известной. Сертификат с аккредитацией не может быть выдан, если во избежание проведения у себя аудита под наблюдением организация предпринимает трансферт сертификации другому ОС или если ОС планирует повторную выдачу такого сертификата с аккредитацией другого органа по аккредитации.

4.4.4 Работы, предшествующие свидетельской оценке, должны обеспечить наличие у Росаккредитации плана аудита ОС, отчетов по предыдущим аудитам, если применимо, записей о компетентности группы аудиторов и обоснования расчета времени аудита.

4.4.5 Для каждой свидетельской оценки Росаккредитация должна назначать группу оценки, обладающих компетентностью в соответствующей области аккредитации. Росаккредитация должна заранее проинформировать ОС о составе группы по оценке Росаккредитации. ОС и (или) его клиент могут выдвинуть возражение против назначения определенного члена группы оценки на основании продемонстрированных близких или прямых взаимоотношений с конкурентами (угрозы беспристрастности) либо наличия ранее предъявленных открытых жалоб на данного члена группы оценки.

4.4.6 В обязанности ОС входит информирование своего клиента, разъяснение ему процедуры свидетельской оценки, а также оформление соглашения с клиентом. Предполагается, что ОС не вносит изменения в состав своей группы аудиторов, план аудита или расчет времени аудита в связи с проведением свидетельской оценки. В случае таких изменений ОС должен предоставить Росаккредитации соответствующее обоснование.

4.4.7 В ходе свидетельской оценки, группа оценки Росаккредитации должна выполнять функцию наблюдателей, не оказывая влияния на проведение аудита группой аудиторов ОС. Доступ к документации клиента, которую анализирует группа аудиторов ОС, должен быть незамедлительно предоставлен по запросу экспертам по аккредитации Росаккредитации.

4.4.8 Вся информация, полученная в ходе свидетельской оценки аудита, является конфиденциальной и должна соответствующим образом рассматриваться группой оценки и персоналом Росаккредитации.

4.4.9 Непосредственный опрос клиента ОС со стороны Росаккредитации не допускается, поскольку это может сказаться на результате аудита. Группа оценки не должна делиться своими мнениями с ОС во время проведения аудита. Группа оценки Росаккредитации никогда не должна делиться своими мнениями с клиентом ОС. Группе оценки Росаккредитации следует обеспечить, чтобы их присутствие и свидетельская деятельность не воспринимались клиентом ОС как вмешательство, а рассматривались как положительный аспект.

4.4.10 Как правило, оценке должен подвергаться полный аудит на месте, за исключением случаев, когда цели в отношении определенного вида деятельности могут быть удовлетворены проведением частичной оценки.

4.4.11 По окончании свидетельской оценки группе аудиторов ОС должен быть предоставлен отзыв о результатах работы ОС, в том числе все наблюдения/несоответствия по оценке. В отзыве следует отразить процесс оформления подготовки отчетности Росаккредитации, процесс реагирования ОС/процесс принятия решений Росаккредитации. По возможности отзыв также следует предоставить руководству ОС. Отзыв следует предоставлять после аудита, всегда в отсутствии клиента ОС.

4.4.12 Если это соответствует цели и области оценки, группа оценки Росаккредитации должна получить и проанализировать отчет по аудиту ОС (и всю дополнительную информацию, которая требуется).

4.4.13 Клиент ОС несет ответственность за заблаговременное информирование группы аудиторов и группы оценки Росаккредитации обо всех применимых требованиях безопасности. Группа оценки Росаккредитации должна соблюдать все правила безопасности, доведенные до их сведения организацией; однако предполагается, что группа оценки Росаккредитации должна предпринимать немедленные действия, чтобы избежать получения травмы, в том числе покинуть участок или территорию организации при необходимости.

4.4.14 Если на каком-либо этапе аудита ОС эксперт по аккредитации Росаккредитации обнаруживает потенциальное условие, которое он рассматривает как неизбежный значительный риск (например, в отношении безопасности и охраны труда или экологии), эксперт по аккредитации Росаккредитации должен потребовать немедленного проведения закрытого совещания с руководителем группы аудиторов ОС, чтобы проинформировать его или ее о потенциальной угрозе, ожидая от руководителя группы аудиторов ОС принятия мер по устранению угрозы в соответствии с процессом ОС и всеми юридическими обязательствами.