ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень), разработан в соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. N 142, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

2. Перечень предназначен для использования в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю, ее территориальных органах и подведомственных организаций в качестве основного нормативного документа в работе Центральной экспертной комиссии ФСТЭК России (далее - ЦЭК) экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение, в том числе в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при подготовке номенклатур дел.

3. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, ее территориальных органов и подведомственных организаций.

4. Перечень состоит из 18 разделов:

4.1. Раздел 1 "Организация системы управления" содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, ее территориальных органов и подведомственных организаций, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание, реорганизацию, ликвидацию подведомственных организаций, организацию деятельности, управление имуществом, осуществление функций контроля и надзора, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов.

4.2. Раздел 2 "Планирование деятельности" содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования, отчетности о выполнении планов, а также документы, образующиеся при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

4.3. Раздел 3 "Финансирование деятельности" содержит документы по утверждению (изменению) лимитов бюджетных обязательств, о разработке планированию и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, ее территориальных органов и подведомственных организаций, и финансовой отчетности.

4.4. Раздел 4 "Учет и отчетность" содержит документы по бухгалтерскому учету и отчетности, учету оплаты труда, по налогообложению, по учету имущества, статистическому учету и отчетности.

4.5. Раздел 5 "Международное сотрудничество" включает документы о сотрудничестве с международными организациями и органами государственной власти, иными государственными органами иностранных государств.

4.6. Раздел 6 "Информационная, издательская деятельность" содержит документы по взаимодействию со средствами массовой информации и размещения информации о деятельности государственных органов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4.7. Раздел 7 "Трудовые отношения" содержит документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, оплате труда, по охране труда.

4.8. Раздел 8 "Кадровое обеспечение" содержит документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, оформлению отпусков, кадровому учету, противодействию коррупции, профилактике правонарушений, служебным проверкам и расследованиям, профессиональной подготовке, повышению квалификации, стажировке, аттестации и присвоению классных чинов, и награждению.

4.9. Раздел 9 "Организация защиты государственной тайны" содержит документы по планированию мероприятий по защите государственной тайны, по обеспечению режима секретности и технической защите информации, организации секретного делопроизводства, акты по уничтожению носителей сведений, составляющих государственную тайну, материалы по допуску и осведомленности лиц в сведениях, составляющих государственную тайну, а также по вопросам выезда указанных лиц за пределы Российской Федерации.

4.10. Раздел 10 "Научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность" содержит документы по текущему и перспективному планированию проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, замыслы и тактико-технические задания перспективных НИР и ОКР, переписка по постановке, выполнению, контролю выполнения, уточнению содержания и приемке НИОКР, экспертные заключения и акты приемки НИР (этапов НИР), документы о внедрении результатов НИОКР.

4.11. Раздел 11 "Изобретательство и патентно-лицензионная деятельность" включает документы по вопросам изобретательской и патентно-лицензионной деятельности, переписка по запросам и предложениям иностранных фирм о купле-продаже лицензий, лицензионные соглашения на продажу отечественных изобретений за границу.

4.12. Раздел 12 "Производство продукции, используемой в целях обеспечения обороны и безопасности Российской Федерации" включает в себя документы, касающиеся вопросов организации всех процессов производства (подготовки, изготовлению, контроля выпускаемой продукции), рабочая и эксплуатационная документация, документы, относящиеся к эксплуатации производственного оборудования.

4.13. Раздел 13 "Проектирование, строительство, реконструкция, ремонт и эксплуатация объектов ФСТЭК России" включает документы по вопросам проектирования, строительства, реконструкции и ремонта объектов, проектная документация (техническое задание, чертежи, протоколы согласования, разрешения и др.), акты выполненных работ, приемки в эксплуатацию завершенных объектов, акты ввода в эксплуатацию, проведение поверок на технологическое оборудование, находящееся на объекте.

4.14. Раздел 14 "Лицензионная, разрешительная деятельность" включает документы по лицензированию деятельности организаций в системе ФСТЭК России, разрешения Комиссии по экспортному контролю на временный вывоз продукции, на осуществление внешнеэкономических операций и переписка по вопросам их выдачи.

4.15. Раздел 15 "Материально-техническое обеспечение деятельности" включает документы, образующиеся в ходе обеспечения ФСТЭК России и подведомственных организаций необходимыми материалами, оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей.

4.16. Раздел 16 "Административно-хозяйственное обеспечение деятельности" содержит документы по организации транспортного обслуживания, информационно-телекоммуникационному обеспечению и по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи.

4.17. Раздел 17 "Обеспечение режима безопасности организации, антитеррористической защищенности, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций" содержит документы по организации охраны объектов, пропускного и внутриобъектового режимов, обеспечение антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

4.18. Раздел 18 "Социально-бытовые вопросы" содержит документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальными услугами.

5. Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы N 3 - 6), установлены следующим образом.

Графа N 3 Перечня содержит указания о сроках хранения документов центрального аппарата ФСТЭК России.

Графа N 4 Перечня содержит указания о сроках хранения документов территориальных органах (управлений ФСТЭК России по федеральным округам).

Графа N 5 Перечня содержит указания о сроках хранения документов в научных организациях ФСТЭК России.

Графа N 6 Перечня содержит указания о сроках хранения документов в подведомственных ФСТЭК России научно-производственных организациях.

6. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов и порядок их исчисления.

7. Исчисление срока хранения архивных документов независимо от места их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 года. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

8. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу Перечня), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел Постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу Перечня.

9. Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства. В подведомственных ФСТЭК России организациях срок хранения "Постоянно" может использоваться только в отношении исторически значимых документов. В подведомственных ФСТЭК России территориальных органах и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения устанавливается ДЛО.

10. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

11. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

12. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются для использования в работе, и означает, что такие документы хранятся до их отмены и замены новыми.

13. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

- по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности.

14. Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут иметь научно-историческое значение и могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

15. Отметка "ЦЭК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут иметь длительное практическое значение и срок их хранения может быть продлен в установленном порядке.

16. Снятие отметок "ЭПК", "ЦЭК" не разрешается.

17. Указанные в Перечне сроки хранения документов применяются в установленном порядке при экспертизе ценности и отборе документов на хранение в государственные архивы и к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

18. При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня.

19. Срок хранения приложения (приложений) к приказу аналогичен сроку хранения самого приказа.

20. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

21. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается.

22. ФСТЭК России и подведомственные организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы.

23. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня