|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
95
|
Перечни документов
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
96
|
Типовые и примерные номенклатуры дел:
|
|
|
|
|
|
а) по месту разработки и/или утверждения
|
Постоянно
|
-
|
-
|
|
б) в других организациях
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
97
|
Номенклатуры дел организации
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
98
|
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
До замены новыми
|
|
|
99
|
Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
100
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
101
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
102
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
103
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
104
|
Документы (карточки, бланки, журналы, листы) учета осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
-
|
|
|
105
|
Документы (карточки, анкеты) о допуске к государственной тайне
|
5 лет ЭПК (1)
|
5 лет ЭПК (1)
|
-
|
(1) После прекращения допуска к государственной тайне
|
|
106
|
Справки о допуске к государственной тайне и предписания на выполнение заданий
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
-
|
|
|
107
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов, к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
108
|
Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки учета фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
109
|
Описи дел (1):
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи
(2) Неутвержденные - до минования надобности
(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации
(4) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения (утвержденные)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
|
б) по личному составу
|
Постоянно (3)
|
Постоянно (3)
|
Постоянно
|
|
в) временного хранения
|
3 года (4)
|
3 года (4)
|
3 года (4)
|
|
110
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
|
10 лет ЭПК
|
10 лет ЭПК
|
10 лет
|
|
|
111
|
Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года
|
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет ЭПК
|
|
112
|
Заказы, заявки, наряды на копирование документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
113
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
114
|
Акты уничтожения печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов учета и выдачи печатей, штампов - Постоянно
|
|
115
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
116
|
Заключения государственного архива о составе документов ликвидируемой организации
|
Постоянно
|
Постоянно
|
-
|
|
|
117
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
118
|
Отчеты, справки об объеме документооборота
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
119
|
Книги, журналы регистрации и учета, используемые при осуществлении работ по обеспечению режима секретности
|
5 лет
|
5 лет
|
-
|
|
|
120
|
Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности
|
Постоянно
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
б) распорядительных документов по личному составу
|
50 лет
|
50 лет
|
50 лет
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
д) контроля исполнения документов
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
е) обращений граждан
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
з) фотофонодокументов, видеодокументов
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
к) учета журналов, картотек и законченных производством дел
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
121
|
Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты, графики) учета:
|
|
|
|
(1) после уничтожения бланков
(2) после возвращения всех дел
|
|
а) приема посетителей
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
б) рассылки документов
|
2 год
|
2 год
|
2 год
|
|
в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
г) бланков строгой отчетности
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
е) выдачи дел во временное пользование
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
з) выдачи (передачи) документов с пометкой "Для служебного пользования" (носителей, содержащих информацию ограниченного доступа)
|
5 лет
|
5 лет
|
-
|
|
и) уничтожения документальных материалов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну
|
постоянно
|
постоянно
|
-
|
|
к) проведения инструктажа о мерах безопасности в период пребывания работников центрального аппарата ФССП России на территориях новых субъектов Российской Федерации
|
5 лет
|
-
|
-
|