Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"

4. Организация хранения научно-технической документации

54

Все организации, в деятельности которых образуется НТД, в соответствии с их функциями или условиями договоров, государственных, муниципальных контрактов, обязаны обеспечить хранение образующейся в их деятельности НТД в течение сроков и с соблюдением условий, установленных нормативными правовыми актами. Органы государственной власти, органы местного самоуправления, выступающие государственными или муниципальными заказчиками, обязаны хранить образующуюся в их деятельности НТД в создаваемых ими архивах (технических архивах)

пп. 7, 11, 23, 24, 25, 38 Правил НТД

Хранение конструкторской, технологической, программной документации обеспечивается организацией-разработчиком, организацией-заказчиком (государственным заказчиком), организацией-изготовителем, эксплуатирующей организацией, являющейся по условиям договора собственником (владельцем) документов. Хранение проектной документации обеспечивается застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, либо специализированной некоммерческой организацией, которая осуществляет деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах (региональный оператор). Хранение научно-исследовательской документации осуществляется организацией - исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии), если иное не определено условиями договора на создание научно-исследовательской работы (см. п. 4.14 ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения", п. 4.1 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения", п. 4.1, 4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации", ст. 18 125-ФЗ). Хранение документов в других организациях (контрольно-надзорных, экспертных, лицензирующих) осуществляется в соответствии со сроками, установленными на основании Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142; иных перечней.

НТД хранится в структурных подразделениях (в том числе СТД), архивах (технических архивах) собственников или владельцев документов. Научно-технические документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях, установленных ст. 22 125-ФЗ (см. п. 19), подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации, заключившие договор о депозитарном хранении документов, осуществляют их хранение в соответствии с условиями договора. Организации, обязанные осуществлять хранение научно-технических документов, обеспечивают условия их хранения, установленные нормативными правовыми актами, в том числе п. 22 Правил НТД, главой VII Правил 2023.

Государственные органы, органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов, выступающие заказчиками НТД, обязаны создавать архивы, в том числе специально предназначенные для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД (технические архивы), и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения.

55

Единицы хранения в пределах фонда должны храниться в соответствии с установленными признаками систематизации

п. 21. Правил НТД

Единицы хранения в пределах фонда должны систематизироваться по видовому, хронологическому, предметно-тематическому объектному, географическому признаку.

56

Хранение НТД должно осуществляться раздельно по системам документации (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная)

п. 26 Правил НТД

Физическое размещение научно-технических документов в местах их хранения осуществляется в соответствии с учетными документами раздельно по системам документации (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная). Подлинники, дубликаты и копии программной документации следует хранить в порядке возрастания их обозначений или обозначений по каждому различительному индексу (см. пп. 2.9, 4.5 и 6.4 ГОСТ 19.601-78 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения"). Допускается совместное хранение подлинников конструкторской и технологической документации (п. 32 Правил НТД).

57

При осуществлении хранения проектной документации документы должны систематизироваться с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Проектная документация", должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделам и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Рабочая документация", должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей по условным обозначениям (маркам)

п. 27 Правил НТД

Проектная документация в организации хранится в следующем виде:

- подлинники и дубликаты - в порядке возрастания инвентарных номеров, по объектам и в другом установленном организацией порядке в сброшюрованном виде или несброшюрованном виде (полистно) в папках;

- копии - уложенными в папки или переплетенными в тома отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.

Должен соблюдаться порядок систематизации проектной документации но стадиям - проектная документация, рабочая документация, в пределах каждой стадии - по объектам проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Проектная документация", должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделам и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии "Рабочая документация", должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей. Указанный порядок должен быть закреплен условными обозначениями (номерами, шифрами, марками) в соответствии с локальными нормативными актами или стандартами организации. Документы физически располагаются в соответствии с указанным порядком по условным обозначениям. (См. пп. 5.3.1, 5.3.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации").

Бумажная проектная документация (подлинники, копии и дубликаты) в несброшюрованном виде комплектуется строго в папки и/или брошюруется согласно требованиям п. 8.1 ГОСТ Р 21.101-2020 "Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации".

При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку.

58

Хранение аннулированной и замененной НТД всех систем документации на бумажном носителе (документов, листов документов) должно осуществляться отдельно от действующих подлинников

пп. 29, 33 Правил НТД

Подлинники аннулированных и замененных НТД (листов документов) на бумажном носителе при передаче на хранение физически обособляются от действующих (применяемых) подлинников, хранятся сложенными на формат A4 или A3 и помещаются в отдельные папки, тубусы, коробки и иные средства хранения (см. п. 5.3.5 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации", п. 5.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения", п. 2.11 ГОСТ 19.601-78 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения до формирования единиц хранения с целью передачи на хранение"). Сведения о восстановленном подлиннике указываются в листе регистрации его изменений (см. п. 49).

59

Подлинники листов для замены должны передаваться в архив (технический архив) организации вместе с извещениями об изменении (разрешениями на внесение изменений). Заменяемые листы НТД аннулируются и должны храниться не менее срока хранения документа, вместо них подкладываются новые

п. 90 Правил НТД

Подлинники листов для замены передаются вместе с извещениями об изменении (разрешениями на внесение изменений). При поступлении в архив (технический архив) организации изменений подлинников уже хранящейся в архиве НТД вместе с извещениями (разрешениями) на внесение изменений заменяемые листы НТД аннулируются, вместо них подкладываются новые. Аннулированные и замененные листы НТД должны храниться отдельно не менее срока хранения самого документа. Если экспертная (экспертно-проверочная) комиссия отобрала аннулированные (замененные) документы на хранение, при формировании единицы хранения НТД в архиве (техническом архиве) в соответствии с п. 29 Правил НТД аннулированные и замененные листы добавляются (подкладываются, подшиваются, переплетаются) к документу (подлиннику). (См. пп. 5.4.4, 5.4.5, 5.3.5 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"; пп. 5.4, 5.5 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения").

60

При хранении аннулированных и замененных документов (листов документов) проектной документации, а также копий конструкторской документации на бумажном носителе они должны быть приведены к формату A4 или A3, копии конструкторской документации на бумажном носителе должны храниться сложенными в папках (альбомах) в указанных форматах независимо от их упорядоченности (см. п. 13)

п. 29 Правил НТД

Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят сложенными на формат A4 или A3 в специально отведенных папках в соответствии с п. 5.3.5 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации", п. 5.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения", п. 2.11 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения". О правилах фальцовки см. п. 24.

61

При осуществлении хранения подлинников конструкторской документации на бумажных носителях документы должны систематизироваться с соблюдением последовательности в соответствии с классификационными характеристиками в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика или поформатно

п. 30 Правил НТД

Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика или поформатно (см. пп. 5.1, 5.2 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат A1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах формата A1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

62

При осуществлении хранения подлинников конструкторской документации на бумажных носителях документы должны систематизироваться в пределах изделия или составных частей изделия в следующей последовательности:

спецификация изделия;

документы основного комплекта изделия;

спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия;

чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия и всех его составных частей.

Копии конструкторской документации должны систематизироваться в порядке, определенном для подлинников, и укладываться в папки (альбомы)

пп. 30, 36 Правил НТД

Подлинники бумажных КД следует хранить в пределах изделия или составных частей изделия в следующей последовательности:

- спецификация изделия;

- документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

- спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений);

- чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений) в соответствии с п. 4.6 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения".

Копии конструкторской документации на бумажном носителе следует хранить в папках (альбомах) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии укладывают в последовательности в соответствии с п. 6.7 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения".

63

Подлинники технологических документов (документации) должны систематизироваться по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения или комплектами по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов

п. 31 Правил НТД

Подлинники технологической документации следует хранить по методам обработки и сборки изделия в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения. Также допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторской документации, указанных в основной надписи технологических документов в соответствии с пп. 5.2 и 5.3 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения". Документы систематизируются без учета форматов, однако подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат A1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах формата A1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

64

Копии конструкторской документации на бумажном носителе должны храниться сложенными в папках (альбомах) в формате A4 или A3 независимо от их упорядоченности

п. 35 Правил НТД

Копии конструкторской документации на листах меньше, чем формат A1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах не менее формата A1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде в соответствии с пп. 5.1, 5.3, 6.6 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения".

65

Комплекты копий технологических документов должны укладываться в папки (альбомы).

В одну папку (альбом) должны помещаться все технологические документы, разработанные на одно изделие при единичном технологическом процессе, или на несколько изделий при типовом либо групповом технологическом процессе, или на часть изделия

п. 37 Правил НТД

Копии технологической документации следует хранить в папках или в альбомах. При этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие, или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия (п. 6.8 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения").

66

Хранение подлинников научных (научно-исследовательских) документов на бумажном носителе должно осуществляться в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров

п. 39 Правил НТД

Подлинникам научных (научно-исследовательских) документов на бумажном носителе присваивается учетный инвентарный (архивный) номер по инвентарной книге, имеющей графы, указанные в пп. 18, 58, 59 Правил НТД. Хранение осуществляется в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров.

67

Хранение микрофильмов-подлинников должно осуществляться в горизонтальном положении в металлических шкафах или на стеллажах

п. 40 Правил НТД

Микрофильмы-подлинники хранятся в горизонтальном положении в металлических коробках, размещенных в металлических шкафах или на стеллажах. Допускается также хранение рулонных микрофильмов в пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах (п. 3.5 ГОСТ 13.1.203-84 "Репрография. Микрография. Правила хранения микроформ").

68

Страховой фонд НТД (кроме электронной), в том числе на особо ценные документы, должен создаваться путем микрофильмирования подлинников

п. 100 Правил НТД

В соответствии с п. 3 ст. 17 125-ФЗ, страховой фонд НТД должен создаваться на особо ценные, в том числе уникальные документы. Страховой фонд на иную НТД создается на основании критериев, определенных в организации. Страховой фонд должен создаваться путем микрофильмирования подлинников НТД.

Страховыми копиями НТД являются:

- для бумажной основы - негативная микроформа первого поколения, изготовленная на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документа;

- для фотодокумента - первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати (тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива - дубль-негатив, для фотоотпечатка - негатив);

- для кинодокумента - первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати: для оригинала - негатива изображения и контратипа страховой копией является промежуточный позитив; для оригинала - промежуточного позитива и позитива страховой копией является контратип;

- для фонодокумента - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа (для уникальных фонодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов);

- для видеодокумента - первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Работы по страховому копированию документов выполняются в соответствии с гл. 7 и 9 ГОСТ Р 33.505-2003 Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, а также ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения. Для изготовления страхового фонда электронной НТД могут быть применены СОМ-системы.

69

Кинодокументы и микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны быть оформлены стандартными и защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу. Микрофильмы на плоских пленочных носителях должны помещаться в конверты и кассеты и храниться в коробках или папках

п. 41 Правил НТД

Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стандартными и защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу. Направление намотки - с конца на начало. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона. Микрофильмы на плоских пленочных носителях должны помещаться в конверты и кассеты и храниться в коробках или папках. Требования к условиям хранения микрофильмов определяются п. 7.4 ГОСТ Р 33.3.02-2008 "Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения", п. 5.3 ГОСТ 7.65-92 "СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению".

70

В организации должны проводиться плановые проверки наличия и состояния НТД, порядок и сроки проведения которых определяются локальными нормативными актами, в ходе которых осуществляются обязательные виды работ в соответствии с пп. 42, 43, 45, 67, 99, 106 Правил НТД. Результаты проверки наличия и состояния НТД оформляются актом. Проверки НТД также должны проводиться перед выдачей документов из хранилища и при возвращении их в хранилище.

пп. 42, 43, 45, 67, 99, 106 Правил НТД

Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией в порядке, установленном локальным нормативным актом организации. Проверка проводится в плановом порядке, а также перед выдачей НТД из хранилища, в том числе работникам организации и в читальный зал, и при возвращении ее в хранилище. В ходе проверки наличия и состояния необходимо:

- устанавливать соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) и/или информационной системе фактическому наличию НТД, внесенной в инвентарную книгу (опись) и/или информационную систему (проверка наличия НТД, выданной работникам организации и в читальный зал, проводится по книгам выдачи, записям в информационной системе);

- устанавливать соответствие имеющейся в наличии НТД сведениям, указанным в спецификациях или во внутренней описи тома, папки;

- выявлять отсутствующие документы, единицы хранения для организации их розыска;

- выявлять путем полистного просмотра и учитывать документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

- для электронной НТД - проводить контроль физического и технического состояния, определять воспроизводимость документов, потребность в миграции и конвертировании, наличие вредоносного программного обеспечения, состояние упаковки и наличие (отсутствие) внешних повреждений.

Виды работ в ходе проверки наличия и состояния определены пп. 97, 98 Правил 2023.

Результаты проверки наличия НТД оформляются актом проверки наличия. Акт проверки наличия НТД утверждается руководителем организации. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы. Учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженных при проведении проверки наличия документов, осуществляется в инвентарной книге. Обнаруженные изменения в составе и количестве документов фиксируются во всех учетных документах (см. п. 67, 68).

71

Выявленные в результате проверки наличия и состояния НТД изменения должны вноситься в акты, на основании которых должны вноситься изменения в учетные документы архива

пп. 44, 45 Правил НТД

Непосредственно после утверждения актов проверки наличия НТД на все утраченные и неисправимо поврежденные подлинники НТД следует составить акт о списании пришедших в негодность или утерянных подлинников. Также составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных в соответствии с п. 42 Правил НТД. На основании актов вносятся изменения в учетные документы. В учетных документах делаются новые итоговые записи, проставляются штампы о выбытии и поступлении. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы.

72

Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены на основании копий и дубликатов документов с внесением в них соответствующих изменений, о чем должны быть сделаны отметки в инвентарной книге. Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником, выполняющим процедуру восстановления

п. 46 Правил НТД

Пришедшие в негодность или утерянные подлинники НТД после составления соответствующего акта (см. п. 29 Руководства) должны быть восстановлены.

В целях восстановления подлинников НТД используются копии и дубликаты документов с внесением в них соответствующих изменений (по разрешениям на внесение изменений), выпущенных до момента его восстановления.

Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении подлинника делается отметка в инвентарной книге.

При восстановлении бумажного подлинника конструкторской документации с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа и зарегистрированы (см. п. 49).

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить (см. пп. 8.2.2, 8.2.3 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Восстановление проектной документации осуществляется в соответствии с пп. 6.6, 6.8 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации".

Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником (ответственным лицом), выполняющим процедуру восстановления. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника проектной документации должна быть надпись тушью или штамп: "Восстановленный подлинник N..." с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: "Заменен восстановленным подлинником N..." в соответствии с рис. Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение (см. п. 6.8, 6.9 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации"). Восстановленные подлинники конструкторской документации должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа (см. п. 8.2.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения").

73

При восстановлении подлинника электронной НТД должна создаваться новая версия с обязательным внесением сведений о восстановлении в метаданные (реквизитную часть) и подтверждением электронной цифровой подписью ответственного лица

п. 46 Правил НТД

При восстановлении подлинника электронной НТД создается его новая версия, в метаданные (реквизитную часть) вносятся сведения о восстановлении.

Правильность восстановленного подлинника электронной конструкторской документации должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица (см. п. 8.2.4 ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения"). Для электронной проектной документации правильность восстановления подтверждается также информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей (см. п. 6.7 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации").

74

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться комплексы мероприятий:

- по созданию нормативных условий;

- по соблюдению нормативных режимов;

- по соблюдению требований к зданиям, помещениям, в которых обеспечивается хранение НТД, используемому оборудованию, нормативным режимам хранения документов на различных носителях;

- по обеспечению сохранности документов при чрезвычайных ситуациях;

- по перемещению документов в соответствии с нормативными требованиями

п. 22 Правил НТД

Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий в соответствии с главой VII и VIII Правил 2023:

- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов (п. 77 Правил 2023);

- оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

- соблюдение противопожарного режима (п. 76 Правил 2023);

- соблюдение охранного режима (п. 76 Правил 2023);

- создание нормативных температурно-влажностного (п. 76 Правил 2023), светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Требования к зданиям, помещениям, в которых обеспечивается хранение НТД, указаны в п. 77 Правил 2023.

В соответствии с п. 22 Правил НТД в организации должны быть разработаны планы мероприятий и нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях. С содержанием планов мероприятий и нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.

75

Организации должны обеспечивать сохранность единиц хранения НТД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации

п. 130 Правил НТД

Документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранятся временно в архивах государственных органов, государственных организациях, организациях в течение сроков их хранения, установленных подпунктами "в" - "е" п. 4 ст. 22 125-ФЗ (см. п. 19), либо в соответствии со сроками договора о депозитарном хранении (см. ч. 2 ст. 18 125-ФЗ). Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (см. п. 1, 2 ст. 17, п. 1, 2 ст. 18, п. 1 ст. 21 125-ФЗ). До передачи на постоянное хранение организации обязаны соблюдать все меры по обеспечению сохранности, указанные в ст. 21 125-ФЗ.
3. Организация учета научно-технической документации 5. Организация использования научно-технической документации