8.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

8.3.1. Прием и первичная обработка всех поступающих в Службу документов, полученных по почте, доставленных курьером (в том числе заказная и конфиденциальная корреспонденция), осуществляется централизованно работниками службы делопроизводства, с последующей передачей работникам, ответственным за регистрацию документов.

8.3.2. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в Службу или первый последующий рабочий день после поступления документов в нерабочее время.

8.3.3. На документах, доставленных курьером и принятых работником службы делопроизводства, должна быть проставлена на обороте первого листа в левом нижнем углу текстового поля отметка о поступлении документа в Службу, которая состоит из даты и времени получения, подписи и расшифровки подписи получателя.

8.3.4. Если корреспонденция не вскрывается, указанная отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов.

8.3.5. Корреспонденция, поступающая в Службу на бумажных носителях, проходит этапы ее первичной обработки, предварительного рассмотрения (с целью уяснения правильности адресования), регистрации в СЭД с заполнением всех требуемых полей реквизитов регистрационной карточки документа, сканирования документов, прикрепления файлов, содержащих электронные копии входящих документов, к регистрационным карточкам в СЭД, рассмотрения руководством и ввода указания руководства в РК документа. После прохождения указанных этапов в соответствии с указанием руководства исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа). Подлинник документа на бумажном носителе хранится в службе делопроизводства до полного окончания работы по нему, списания в дело, передачи при необходимости на архивное хранение.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, регистрируются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности (может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе); электронные документы, поступившие от организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, регистрируются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.

8.3.6. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в СЭД и нерегистрируемые (приложение N 35).

На полученном регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп, а при возврате зарегистрированных ошибочно присланных писем регистрационный штамп погашается перекрестием.

8.3.7. Первичная обработка поступающей корреспонденции осуществляется, в части документов:

- адресованных Службе и руководителю Службы - уполномоченными работниками службы делопроизводства;

- адресованных заместителям руководителя Службы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих заместителей;

- адресованных структурным подразделениям Службы - работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт Службы) от организаций и граждан, соответствует технологии работы с входящими документами на бумажном носителе.

8.3.8. Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:

- проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);

- вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками "Лично" и "Вручить лично", которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом, а также конкурсной документацией);

- проверку наличия вложенных в упаковку документов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе;

- учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации в СЭД и не подлежащие такой регистрации;

- постановку на подлежащих регистрации документах соответствующего штампа (с внесением в его оттиск предусмотренных данных).

8.3.9. При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:

- в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:

- если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается, составляется акт об ошибочно поступившем документе, подписанный принявшим упаковку работником и еще двумя работниками структурного подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр прилагается к возвращаемой упаковке и направляется отправителю, второй остается у работника, принявшего эту упаковку, и подшивается в дело (приложение N 36);

- если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то вложенные в нее документы вместе со вскрытой упаковкой и актом об ошибочно поступившем документе заново конвертуются и возвращаются отправителю, при этом поставленный на указанных документах регистрационный штамп погашается перекрестием;

- в случаях обнаружения отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте номеру документа, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем это указано в сопроводительном документе, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет акт, подписываемый им лично и еще двумя работниками структурного подразделения, в трех экземплярах на бумажном носителе. Один экземпляр направляется в адрес отправителя, второй - подшивается в дело, третий - прилагается к упаковке и передается начальнику своего структурного подразделения для принятия решения о регистрации;

- в случаях получения от граждан письменных обращений с приложенными к ним личными документами (паспортами, военными билетами, трудовыми книжками, пенсионными и иными удостоверениями, фотографиями и т.п.) или их копиями, все эти документы, а также конверт, пакет отправителя обращения, вырезка из матерчатой или бумажной упаковки с его адресом подкалываются под большую скрепку и помещаются впереди листа с текстом обращения;

- в случаях получения упаковок с вложенными в них письмами, к которым приобщены ценные бумаги и/или деньги, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет об этом акт (в двух экземплярах), подписываемый им лично и еще двумя работниками структурного подразделения. Первый экземпляр акта остается у работника, принявшего эту упаковку, и подшивается в дело, второй экземпляр прилагается к подлиннику письма, которое в дальнейшем передается в архив;

- в случаях получения посылок с содержимым, не подлежащим регистрации, принявший посылку работник докладывает начальнику службы делопроизводства для принятия решения;

- в случаях извлечения из упаковок поврежденных документов или при их повреждении в процессе извлечения (надрыве или разрыве) принявший упаковку работник службы делопроизводства обязан принять меры к устранению повреждения;

- о получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику службы делопроизводства для принятия решения.

8.3.10. При обнаружении повреждения следует сообщить об этом отправителю и при необходимости составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй посылается отправителю.

8.3.11. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ получен в поврежденном виде".

8.3.12. Конверт в обязательном порядке прилагается к документу и уничтожается только после списания документа в дело.

8.3.13. Конверт от поступающей корреспонденции не уничтожается в тех случаях, когда:

- в документе нет адреса отправителя;

- дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправки и получения документа;

- дата документа имеет большое расхождение с датой получения;

- документ имеет личный характер, а на конверте не было надписи "лично";

- конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

8.3.14. Документы, адресованные руководителю Службы (без пометки "лично"), а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно обрабатываются в службе делопроизводства и представляются уполномоченному должностному лицу Службы на предварительное рассмотрение или направляются в структурное подразделение по назначению. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа.

8.3.15. Документы, адресованные непосредственно заместителям руководителя, структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

8.3.16. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в Службе распределения должностных обязанностей.

8.3.17. Предварительное рассмотрение документов поручается уполномоченному должностному лицу Службы, хорошо знающему структуру Службы и должностные обязанности работников Службы. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

- примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

- перечня должностных лиц и их обязанностей;

- технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

8.3.18. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа непосредственно тем, должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии распределением обязанностей между руководителем, заместителями и регламентами начальников структурных подразделений.

8.3.19. К руководителю и заместителям руководителя Службы поступают документы, касающиеся основных вопросов деятельности Службы, в соответствии с распределением обязанностей и далее в структурные подразделения.

8.3.20. Предварительное рассмотрение документов должно проводиться в день их поступления или в последующий первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

8.3.21. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода уполномоченному работнику Службы.

8.3.22. Регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в СЭД. При регистрации в данной системе формируется РК, в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных Государственной системой документационного обеспечения управления, сохраняемых в базе данных, осуществляется прикрепление файлов, содержащих электронные копии входящих документов, к РК в СЭД, за исключением документов с пометкой "Для служебного пользования", документов, содержащих персональные данные и иных документов, определенных руководителем.

8.3.23. При регистрации в СЭД документа с пометкой "Для служебного пользования" в РК в графе "Доступ" необходимо сделать пометку "ДСП".

8.3.24. На документе, поступившим на бумажном носителе в правой нижней части лицевой стороны первого листа ставится оттиск регистрационного штампа с указанием в его строках даты регистрации документа, его входящего номера, а также количества листов основного документа и количества листов приложения к нему.

В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к РК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД Службы может использоваться штриховое кодирование.

8.3.25. При регистрации документа на бумажном носителе, с приложением к нему текста в электронной форме, приложение прикрепляется в виде электронного файла к РК СЭД.

8.3.26. Документы, полученные с доставкой нарочным под расписку, регистрируются в первую очередь.

8.3.27. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента их поступления в Службу.

8.3.28. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утверждаемой приказом Службы.

8.3.29. Данные о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе СЭД. Регулярно (не реже одного раза в месяц) осуществляется резервное копирование базы данных СЭД.

8.3.30. В СЭД регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц на бумажном носителе, создаваемые (внутренние и отправляемые), а также электронные документы с созданием в СЭД электронной копии такого документа.

8.3.31. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления (либо на следующий день), создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

8.3.32. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа.

8.3.33. Подписанные руководителем Службы документы, отправляемые по факсимильной связи, и документы, направляемые по этому виду связи на имя руководителя Службы, регистрируются в СЭД службой делопроизводства.

8.3.34. Документы, поступающие на имя заместителей руководителя Службы и начальников структурных подразделений центрального аппарата, а также исходящие документы, подписанные вышеуказанными должностными лицами, регистрируются в СЭД в картотеках соответствующих заместителей руководителя Службы и структурных подразделений с прикреплением к РК в СЭД файлов, содержащих электронные копии документов.

8.3.35. Регистрационный номер документа состоит из исчисляемого в пределах календарного года порядкового номера, цифрового индекса структурного подразделения, номера номенклатурного дела (для исходящих документов), префикса, определяющего тип документа. Составные части регистрационного исходящего номера отделяются друг от друга дефисом, а регистрационного входящего номера отделяются косой чертой.

8.3.36. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации.

При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в РК вносятся следующие сведения о документе:

- наименование организации (корреспондента);

- адресат;

- наименование вида документа;

- дата поступившего документа;

- регистрационный номер поступившего документа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- дата поступления документа;

- входящий регистрационный номер;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

- срок исполнения документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу;

- сведения об электронной подписи;

- результат проверки электронной подписи (включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью);

- электронный адрес корреспондента;

- способ доставки документа;

- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

- вид передачи документа (почта, электронная почта, фельдсвязь, факс, курьер, и т.д.).

При включении в СЭД исходящих документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- количество листов основного документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- гриф ограничения доступа к документу;

- структурное подразделение - ответственный исполнитель документа;

- сведения об электронной подписи.

- ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

- электронный адрес корреспондента;

- способ доставки документа адресату (вид передачи документа (почта, электронная почта, фельдсвязь, факс, курьер, и т.д.).

При включении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе (состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа):

- наименование структурного подразделения, подготовившего проект документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу;

- структурное подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в РК СЭД могут вноситься иные сведения.

8.3.37. Регистрация документов-ответов осуществляется в СЭД в группе исходящих документов.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Перед регистрацией исходящих документов служба делопроизводства, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях проверяют правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в РК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если РК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

При регистрации документа, предназначенного для отправки посредством МЭДО, в СЭД отправителя формируются сведения, установленные требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

Перед отправкой документа посредством МЭДО проверяется комплектность файлов документа и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива в пределах календарного года.

8.3.38. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в РК вносятся следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

- наименование организации - адресата;

- дата обращения гражданина, организации;

- регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

- дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

- дата поступления обращения гражданина, организации;

- входящий регистрационный номер;

- краткое содержание обращения гражданина, организации;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

- срок исполнения документа;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;

- отметка о контроле;

- сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

- результат проверки электронной подписи (включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью);

- электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

- почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

- вопрос по тематическому классификатору;

- ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

8.3.39. При регистрации поступающей корреспонденции от граждан в СЭД указываются фамилии авторов в именительном падеже и инициалы. Если автор пересылает свое письмо через второе лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Адрес" отмечается, кому следует дать ответ.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два автора и их общее число. Например: Сидоров, Иванов и др., всего 10 человек. Такое обращение считается коллективным, о чем делается соответствующая отметка в РК. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения). В таком случае в графе "Ф.И.О." учетной карточки пишется "коллективное".

Письма, подписанные членами одной семьи, считаются коллективными. В графе "Ф.И.О. заявителя" пишется: Сидоровы; Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров(а) И.И. (М.М.).

Отмечается тип обращения (письмо, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер и дата.

Заполняется адрес с соблюдением порядка, установленного для оформления почтовой корреспонденции.

Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

Составляется аннотация на письмо, которая вносится в графу "Содержание" соответствующей учетной карточки. Она должна быть краткой, отражать суть обращения с определенными элементами конкретики.

Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная РК с соответствующей аннотацией.

8.3.40. Обращения граждан, направленные в Службу из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, а также из министерств, ведомств и других организаций, регистрируются в группе документов "Обращения граждан". При этом в РК вносится информация о реквизитах сопроводительного письма.

8.3.41. Электронные копии входящих документов с указанием руководителя Службы направляются службой делопроизводства ответственным исполнителям и соисполнителям.

8.3.42. Электронные копии документов с поручениями (указаниями) Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также письма Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации с пометками "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, немедленно поступают в электронный кабинет структурного подразделения СЭД после внесения резолюции.

8.3.43. Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям, передается уполномоченными работниками службы делопроизводства представителям структурных подразделений через ячейки для корреспонденции с доступом к ним на протяжении всего рабочего времени.

8.3.44. Зарегистрированные в СЭД документы, а также корреспонденция с пометкой "Вручить лично" передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления. При поступлении документов в конце рабочего дня, а также во внерабочее время, они передаются адресатам в первый рабочий день, следующий за днем их поступления (до 10.00). Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, при необходимости (с отметкой в журнале передачи) передается ответственному исполнителю, соисполнители получают электронную копию документа в СЭД.

8.3.45. Документы, адресованные руководителю Службы, доставленные нарочным, а также с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и направляются немедленно руководителю Службы, а затем исполнителям согласно резолюции (указанию).

8.3.46. Документы, адресованные руководителю Службы, поступившие в нерабочее время, в выходные или праздничные дни через ответственного дежурного Службы, с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы (до 10.00), а затем исполнителям согласно резолюции.